Flytt elev til ny skole

Det er ansatt med rollen Skole-Leder som kan flytte elever til en ny skole og sende ut brev i forbindelse med flytting.

Dersom en elev bytter skole, kan flyttemelding sendes til den nye skole og/eller foreldrene. Fravær vil overføres og være synlig under Fraværskorrigeringer. Oversikten over fravær er dynamisk og vil oppdateres ved endringer gjort på enhet fraværet er registrert på. Om ønskelig kan alle registrerte vurderinger, men unntak av orden og oppførsel, også overføres til ny enhet. 

Merk:

• Brevmalene Flyttemelding til ny enhet og Flyttemelding til foreldre må være aktivert for at flyttemelding kan sendes.
•  Flyttemelding sendes via SvarUt tjenesten og arkiveres i kundens eksterne arkivsystem dersom integrasjon er aktivert.
• Dersom eleven er registrert i Grunnlagsdata eller Utkast basisgruppe ved en annen skole, får du ikke flyttet eleven. Ta kontakt med den aktuelle skolen slik at de får flyttet eleven. Tildel eleven basisgruppe og flytt eleven på nytt til ny skole

Slik gjør du: 

• Klikk Kontorpulten
  
• Klikk Elevadministrasjon
• Huk av for de elevene du skal flytte
• Klikk Valg oppe til høyre i skjermbildet

• Velg Flytt til annen skole

• Velg skole fra nedtrekk
• Merk: Dersom elever flytter ut av kommunen, eller har en annen flyttesituasjon, se hjelpeartikkel overflytting til Ekstern skole. 

Fyll inn pop-up-vindu: 

• Legg inn en kommentar - det anbefales å skrive inn navn på skolen eleven flyttes fra, samt  startdato for når eleven begynner på ny skole. Kommentaren vil være synlig i Personregister elever (Forvaltning Skole) og Elevadministrasjon (på den enkelte skole)
• Fyll inn inaktivdato. Dagens dato er valgt som standard. Feltet vil ikke være synlig dersom eleven/elevene er inaktiv eller har flere aktive plasseringer. Sjekk at sluttdatoen som settes, er etter en eventuell aktivdato. For elever som avslutter skolegangen ved utgangen av skoleåret velges 01.08.xxxx. For elever som er tildelt klasse i forhåndsregistrert skoleår og IKKE skal starte på skolen velges 02.08.xxxx.
• Behold markering for flyttemelding dersom flyttemelding skal sendes.
  • Valget Send brev: Flyttemelding sender brevet Flyttemelding til ny enhet
  • Valget Send kopi til foreldre sender brevet Flyttemelding til foreldre
  •  
  • Merk at dersom eleven har en adressebegrensning, vil ikke brev om flyttemelding sendes via SvarUT. Brevet kan lastes ned via "Sendte dokumenter" og skrives ut for manuell oversendelse ved behov 
• Markering for overføring av fravær er default og alle registreringer gjort eller som blir gjort oppdateres på ny enhet. Fravær overføres ikke til sekundærenheter
• For elever på ungdomstrinnet er det mulig å markere for overføring av vurdering. Velges dette vil alle registrerte karakterer, med unntak av orden og oppførsel, overføres til ny enhet. Merk at eleven må ha en sammenhengende plassering for at vurderinger overføres ny enhet.
• Klikk Lagre

• •  

• Les pop-up for forklaring knyttet til informasjon som overføres til ny enhet og etterarbeid.
  Merk: Orden og oppførsel ikke vil overføres og at alle endringer gjort på vurderinger på oversendes ny skole dersom disse er gjort etter at eleven er flyttet til ny skole.

• Dersom det er valgt ekstern skole må kategori for ekstern skole velges fra nedtrekksliste. Det er ikke mulig å overføre fravær og vurderinger for elever som flyttes til ekstern skole. 

• Dersom flyttemeldinger er valgt må ny adresse fylles ut

• Rediger informasjon om skolens adresse ved behov

• Merk at ved valg av skole innad i kommunen fra nedtrekksmenyen i forrige steg, vil informasjonen som er lagret i Vigilo og innhentet fra Nasjonalt Skoleregister om ny skole være forhåndsutfylt. Informasjonen kan redigeres ved behov

• Fyll ut informasjon om elevens adresseendring (ikke påkrevd felt)

  Merk at dersom brevet «Flyttemelding til foreldre» er adressert til elevens nye adresse, er det viktig at denne informasjonen er utfylt for å få sendt ut brevet. Dette velges med flettefelt i brevmalen

• Legg til ev. intern merknad som fremvises i flyttemeldingen under flettefeltet #merknad

• Klikk Lagre for å sende brev og flytte eleven til aktuell skole

• Handlingen for overflytting til ny enhet samt ev. utsendelse av flyttemelding er nå utført. Eleven vil være tilgjengelige under Grunnlagsdata i Elevadministrasjonen hos ny enhet og kan plasseres i klasse for inneværende eller kommende skoleår
• Kommentaren vil være synlig for ny enhet og for forvaltning skole
• Se elevens kommende sluttdato under kolonnen Klasse.
  Merk: når inaktiv datoen inntreffer, vil ikke eleven lenger fremvises i denne oversikten. Eleven vil da være synlig ved å aktivere filteret Inaktive elever under rødt filter oppe til høyre i skjermbildet
• Klikk Vis sendte brev for å se hvilke brev som er utsendt til eleven. Disse vil også være tilgjengelige i Elevmappe, under sendte brev og i Arkiverte dokumenter.
• For elever med fremtidig aktivdato og fremtidig sluttdato vil kun fremtidig aktivdato vises i elevadministrasjon. Gå til kontakt og brukerinformasjon på elevkortet for å finne sluttdato. 

Etterarbeid som må gjøres når eleven er sluttet:

• Eventuelle vurderinger må overføres ny skole for import dersom det ikke er valgt overført eller det er gjort endringer etter overføring til ny skole.

Merk: Etter at eleven er gjort inaktiv vil eleven være synlig i fraværsoversikten på de ulike gruppene ut skoleåret. 

Se forøvrig andre relaterte artikler om elevadministrasjon:

• Registrere ny elev ved skolen: Hjelpeartikkel Legge til elev.
• Klassetildeling: Hjelpeartikkel: Klassetildeliing
• Flytte en elev fra en klasse til en annen: Hjelpeartikkel Bytte basisgruppe (klasse) og utdanningsløp
• Flytte en elev ut til ekstern skole: Hjelpeartikkel Flytt elev til ekstern skole og send flyttemelding.