Flytt elev til ny skole

Dersom en elev skal bytte skole, må overføringen behandles i Elevadministrasjonen av en med rollen Skole-Leder. Flytter eleven til ny enhet kan flyttemelding sendes til ny skole og/eller foreldre , fravær vil overføres og være synlig under Fraværskorrigeringer. Denne er dynamisk og vil oppdateres ved endringer gjort på enhet fraværet er registrert på. Om ønskelig kan alle registrerte vurderinger, men unntak av orden og oppførsel, også overføres ny enhet. 

Merk: Brevmaler Flyttemelding til ny enhet og Flyttemelding til foreldre må være aktivert for at flyttemelding sendes. 

Flyttemelding sendes via SvarUt tjenesten og arkiveres i kundens eksterne arkivsystem dersom integrasjon er aktivert.

Merk at dersom en elev er registrert i grunnlagsdata eller utkast basisgruppe ved en annen skole, vil det ikke være mulig å flytte eleven. Ta kontakt med aktuell skole for å få flyttet eleven. Tildel eleven basisgruppe og flytt eleven på nytt til ny skole

Kontorpulten > Elevadministrasjon 

Flytt elever til ny enhet

• Marker elever overflyttingen skal gjelde for
• Klikk Valg oppe til høyre i skjermbildet

• Velg Flytt til annen skole

• Velg skole fra nedtrekk
• Merk: dersom elever flytter ut av kommunen/har en annen flyttesituasjon, se veiledning for overflytting til Ekstern skole. Det er også mulig å la feltet stå blankt for å sende eleven tilbake til grunnlagsdata hos forvaltningen.

Etter valg av skole, aktiveres nytt pop-up-vindu: 

• Legg inn en kommentar - det anbefales å skrive inn skolen eleven flyttes fra og startdato for ny skole. Denne er lett synlig i personregister elever og elevadministrasjon
• Fyll inn inaktivdato - default dato er dagens dato. feltet vil ikke være synlig dersom eleven/elevene er inaktiv eller har flere aktive plasseringer. Påse at sluttdato settes etter eventuell aktivdato. For elever som avslutter skolegangen ved utgangen av skoleåret velges 01.08.xxxx. For elever som er tildelt klasse i forhåndsregistrert skoleår og IKKE skal starte på skolen velges 02.08.xxxx.
• Behold markering for flyttemelding dersom flyttemelding skal sendes.
  • Valget «Send brev: Flyttemelding» sender brevet «Flyttemelding til ny enhet»
  • Valget «Send kopi til foreldre» sender brevet «Flyttemelding til foreldre»
  • Merk at brevmalene «Flyttemelding til foreldre» og «Flyttemelding til ny enhet» må redigeres og aktiveres under Brevmaler før utsendelse er mulig
  • Merk at dersom eleven har en adressebegrensning, vil ikke brev om flyttemelding sendes via SvarUT. Brevet kan lastes ned via "Sendte dokumenter" og skrives ut for manuell oversendelse ved behov 
• Markering for overføring av fravær er default og alle registreringer gjort eller som blir gjort oppdateres på ny enhet. Fravær overføres ikke til sekundærenheter
• For elever på ungdomstrinnet er det mulig å markere for overføring av vurdering. Velges dette vil alle registrerte karakterer, med unntak av orden og oppførsel, overføres til ny enhet. Merk at eleven må ha en sammenhengende plassering for at vurderinger overføres ny enhet.
• Klikk Lagre

• •  

• Les pop-up for forklaring knyttet til informasjon som overføres til ny enhet og etterarbeid.
  Merk: Orden og oppførsel ikke vil overføres og at alle endringer gjort på vurderinger på oversendes ny skole dersom disse er gjort etter at eleven er flyttet til ny skole.

• Dersom det er valgt ekstern skole må navn på ny skole legges inn, og det er ikke mulig å overføre fravær og vurderinger.

• Dersom flyttemeldinger valgt må ny adresse fylles ut

• Rediger informasjon om skolens adresse ved behov

• Merk at ved valg av skole innad i kommunen fra nedtrekksmenyen i forrige steg, vil informasjonen som er lagret i Vigilo og innhentet fra Nasjonalt Skoleregister om ny skole være forhåndsutfylt. Informasjonen kan redigeres ved behov

• Fyll ut informasjon om elevens adresseendring (ikke påkrevd felt)

  Merk at dersom brevet «Flyttemelding til foreldre» er adressert til elevens nye adresse, er det viktig at denne informasjonen er utfylt for å få sendt ut brevet. Dette velges med flettefelt i brevmalen

• Legg til ev. intern merknad som fremvises i flyttemeldingen under flettefeltet #merknad

• Klikk Lagre for å sende brev og flytte eleven til aktuell skole

• Handlingen for overflytting til ny enhet samt ev. utsendelse av flyttemelding er nå utført. Eleven vil være tilgjengelige under Grunnlagsdata i Elevadministrasjonen hos ny enhet og kan plasseres i klasse for inneværende eller kommende skoleår
• Kommentaren vil være synlig for ny enhet og for forvaltning skole
• Se elevens kommende sluttdato under kolonnen Klasse.
  Merk: når inaktiv datoen inntreffer, vil ikke eleven lenger fremvises i denne oversikten. Eleven vil da være synlig ved å aktivere filteret Inaktive elever under rødt filter oppe til høyre i skjermbildet
• Klikk Vis sendte brev for å se hvilke brev som er utsendt til eleven. Disse vil også være tilgjengelige i Elevmappe, under sendte brev og i Arkiverte dokumenter.
• For elever med fremtidig aktivdato og fremtidig sluttdato vil kun fremtidig aktivdato vises i elevadministrasjon. Gå til kontakt og brukerinformasjon på elevkortet for å finne sluttdato. 

Etterarbeid som må gjøres når eleven er sluttet:

• Eventuelle vurderinger må overføres ny skole for import dersom det ikke er valgt overført eller det er gjort endringer etter overføring til ny skole.

Merk: Etter at eleven er gjort inaktiv vil eleven være synlig i fraværsoversikten på de ulike gruppene ut skoleåret.