Elevadministrasjon: Spørsmål og svar

Hvordan utføres innskriving og overføring av elever? 

• Innskriving av elever utføres som klassetildeling
• Kommunikasjonsløsningen er aktiv i inneværende skoleår, men man kan også sende ut informasjon til kommende elever etter klassetildeling ved å følge denne artikkelen: Kommunikasjon til skolestartere

Hvordan overføre elever fra barne- til ungdomstrinn?

• Slik overføres elever fra barne- til ungdomstrinn
• Det er kun mulig å ha en aktiv innskriving per elev. Dersom en elev eksempelvis har fått innskriving på en ungdomsskole til neste skoleår samt skal flyttes til en annen barneskole, må ungdomsskolen plassere eleven i en klasse før neste overføring kan utføres. Dersom det ikke er bestemt hvilken klasse elevene skal begynne i ved plassering, kan alle elevene ved samme trinn plasseres i f.eks klasse 8A som en midlertidig klasse. Videre kan elevene flyttes til riktig klasse når dette er bestemt. Se veiledning for klassetildeling og klassebytte
•  Kombinerte skoler må, etter opprettelsen av forhåndsregistrert skoleår, tildele elever som har avsluttet 7. trinn ny klasse i forhåndsregistrert skoleår.

  Dette gjøres ved å gå til elevliste/basisgruppe>marker elever som skal i nytt trinn> Velg bytt basisgruppe og velg klasse i neste skoleår. 

• Dersom en elev skal bytte ungdomsskole benyttes funksjonen flytt til en annen skole. Se denne artikkelen en elev kan kun ha en aktiv innskriving, og dersom flytting ikke er mulig ligger eleven i innskriving ved en annen skole og en av skolen må da fullføre innskrivingen.(se pkt. 2 i denne seksjonen)

Hvordan bytte klasse på en elev? 

• Klassebytte utføres via Bytt basisgruppe

Hvordan flytte en elev til en annen skole og sende flyttemelding? 

• Skolebytte internt i kommunen samt utsendelse av flyttemelding utføres via Flytt til annen enhet
• Skolebytte/annen flyttesituasjon utenfor kommunen samt utsendelse av flyttemelding utføres via Flytt til ekstern skole 
• Slik plasseres aktive elever uten klassetilhørighet i klasse

Hvordan registreres nye elever manuelt? 

• Slik legges nye elever til på skolen 
• Dersom det oppstår en feilmelding om at "eleven som legges til allerede har en aktiv innskriving" eller "Sequence contains more than one element", må kommunen kontaktes for å få overført eleven fra forvaltning skole. Dersom eleven allerede er plassert på en annen skole, må skolen kontaktes for å overføre eleven. 
• Slik legges hospiteringselever til på skolen 
• Hospiteringselever merkes ikke som hospiteringselev i systemet etter at eleven er lagt til på enheten. 
• Elever som legges til på skolen etter opprettelse av nytt skoleår, må også legges manuelt til i det forhåndsregistrerte skoleåret. Dette gjøres ved å endre til forhåndsregistrert skoleår> gå til elevliste i elevadministrasjon> velg eleven og kikk bytt basisgruppe. Tildel eleven klasse i neste skoleår. Påse at det er korrekt utdanningsløp som velges. 

Hvordan søke opp inaktive elever? 

• Slik søker du opp inaktive elever i elevadministrasjonen og elevlisten
• Slik endres eleven status fra inaktiv til aktiv
• Slik endres statusen for utgåtte 10. klassinger fra aktiv til inaktiv 
• Sjekkliste for enhetshåndtering av elever uten klassetilhørighet 

Hva gjør jeg når jeg har lagt elevene til i feil skoleår?

For elver som er lag til i feil skoleår og ikke har vært en del av skoleopprykket benyttes bytt skole funksjonen hvor en velger Bytt basisgruppe og utdanningsløp. Se artikkelen Bytte basigruppe/ klasse og bytte utdanningløp