Hopp til hovedinnholdet

Hjelpesenter Skole/SFO

Søk på nøkkelord eller bla gjennom kategori:

Legg til ny elev på skolen

Det er ansatt med rollen Skole-Leder som kan registrere nye elever på skolen.   

Elever hentes i hovedsak inn i Vigilo via Folkeregisterimport, men av og til kan det være aktuelt å registrere en elev manuelt. Eksempelet kan være en ny elev som ikke har fått norsk fødselsnummer, eller du får en elev som begynner på skolen din i perioden mellom to importer av Folkeregisteret.

Merk at din kommune kan ha rutiner for hvem som får lov til å registrere elever manuelt, så sjekk de interne rutinene før du registrerer en ny elev. 

Merk at dersom du legger til en elev i et nåværende skoleår, og det kommende skoleåret allerede er opprettet, må du tildele eleven en basisgruppe i både det aktuelle og det kommende skoleåret. For å se hvordan du gjør dette, se hjelpeartikkel Aktive elever uten klassetilhørighet 

 

Slik gjør du: 

  • Klikk på Kontorpulten
  • Klikk Elevadministrasjon
  • Klikk Valg oppe til høyre i skjermbildet

  • Klikk Legg til elev

Skjermbilde_2023-03-30_kl._21.17.55.png

  • Legg til eksisterende elev
  • Fyll ut fødselnummer og etternavn. Vær ekstremt nøye på at fødselsnummer er korrekt og tilhører det aktuelle barnet. Sjekk at du ikke får med noe mellomrom.
    • Merk! Når du har lagt til et barn manuelt, får du ikke endret på dette - så det er viktig å være helt sikker på at informasjonen er korrekt når du foretar registreringen. 
  • Klikk Søk

  • Dersom eleven allerede er registrert i systemet, vil personalia vises
  • Klikk Legg til elev

Dersom eleven allerede er registrert med en aktiv skoleplass, vil dette vises nederst i pop-up-vinduet merket gult. Det er da kun mulig å legge eleven til som hospiteringselev.  Det er kun reelle hospiteringselever som skal legges til som hospiteringselev.

Dersom en elev ikke lenger skal være hospiteringselev kan statusen redigeres på elevkortet. For å se hvordan du gjør dette, se artikkel Endre status for en elev. 

  • Dersom eleven er registrert på skolen fra før, med en sluttdato, vil du få en feilmelding: 

Ooops, noe gikk galt. Vennligst send følgende informasjon til Vigilo:
Bad Gateway
Melding: VigiloOptimal.Persistence: Could not create the aggregate
Feilkode: PersistenceException
Correlation ID: b1b3d863-6dea-4738-b0a4-1cb1c76eefb1

Løsning: Slett sluttdatoen og forsøk på nytt. Se denne artikkelen

  • Dersom eleven ligger under grunnlagsdata på en annen skole, vil du få beskjed om dette:
    Eleven er allerede i innskrivingsprosessen.

Ta kontakt enten med forvaltningen eller den aktuelle skolen for å flytte over eleven til din skole.

 

Dersom du ikke får noen treff når du søker på fødselsnummer og Legg til ny elev. Dette valget skal kun brukes dersom eleven ikke er registrert i løsningen fra før. Merk at din kunde kan ha egne retningslinjer for å legge til elever som IKKE er registrert i løsningen fra før. Kontroller derfor retningslinjene før du registrerer en elev til manuelt.

  • Elever lagt til via Legg til ny elev vil alltid ha denne som enhet selv uten at klassetildeling fullføres.

  • Fyll ut skjema med fødselsnummer, fornavn og etternavn som minstekrav (elevens fornavn og etternavn fylles inn i feltet etter valg av Foreldreansvar)
    • Merk: Fødselsdato opprettes basert på reelle fødselsnummer etter at eleven er lagt til. Dersom eleven har et fiktivt fødselsnummer, må fødselsdato legges til manuelt ettersom årstall for fødselsdato ikke er identifiserbart for fiktive fødselsnummer. Dersom dette ikke utføres, vil eleven ikke være synlig i elevadministrasjon og forvaltning må kontaktes. Forvaltning må da legge til fødselsdato via Kildedata.
  • Bla deretter ned i Pop-up-vinduet og klikk Lagre
  • Etter at eleven er lagt til, vil eleven ligge synlig under Grunnlagsdata
  • Se artikkel for klassetildeling for å fullføre prosessen

 

Se forøvrig andre relaterte artikler om elevadministrasjon:

Kommentarer

0 kommentarer

Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.