Flytt elev til ekstern skole og send flyttemelding

Det er ansatt med rollen Skole-Leder som kan flytte elever til ny skole. Samtidig som eleven flyttes, kan Skole-Leder sende ut flyttemelding i forbindelse med flyttingen.

Når en elev flytter ut av kommunen, ut av landet eller har en annen flyttesituasjon, kan eleven flyttes til Ekstern skole via Elevadministrasjonen. Når du flytter eleven, kan du samtidig sende flyttemelding til den nye skolen. Du kan også velge om du vil sende flyttemelding til foreldrene. Flyttemelding sendes via SvarUt. Samtidig som du sender brevet ut, blir det også arkivert. 

Merk:

• Brevmalene Flyttemelding til ny enhet og Flyttemelding til foreldre må være aktiverte for at du skal kunne sende flyttemelding. 
• Når du flytter eleven til Ekstern skole, flytter du kun eleven internt i din kommunes Vigilo produksjonsmiljø. Du sender altså ikke eleven over til den faktiske skolen eleven skal gå på. Forvaltningen i din kommune vil på denne måten ha god oversikt over alle elevene som har flyttet ut av kommunen, landet eller som av andre grunner ikke skal gå i offentlige skoler, og kan dermed følge opp skoleplikten til alle barn i sitt område.  

Merk at dersom en elev er registrert i grunnlagsdata eller utkast basisgruppe ved en annen skole, vil det ikke være mulig å flytte eleven. Ta kontakt med aktuell skole for å få flyttet eleven. Tildel eleven basisgruppe og flytt eleven på nytt til ny skole

Se veiledning for elever som flyttes til annen skole internt i kommunen. 

Flytt elever til ekstern skole

• Klikk Kontorpult
• Velg Elevadministrasjon
• Filtrer frem de elevene du ønsker å flytte. Huk av for de elevene du skal flytte.
• Klikk  Valg... oppe til høyre i skjermbildet
• Klikk Flytt til annen enhet

Et pop-up-vindu vises: 

• Velg Ekstern skole
  • Merk: Dersom du lar feltet Skole stå tomt, vil eleven flyttes til forvaltningen. Legg alltid inn en kommentar slik at forvaltningen vet hvorfor du sender eleven til forvaltningsnivå. 
• I nedtrekksmenyen velger du ønsket kategori

• Legg til kommentar. Det anbefales å skrive fra hvilken skole eleven flytter fra og når eleven skal begynne på ny skole
• Fyll inn inaktivdato. Inaktivdato vil være den første dagen eleven ikke lenger er elev ved skolen. Dersom eleven(e) slutter når skoleåret er over, skal inaktivdatoen alltid være 01.08.xxxx.
• Valgene for å sende flyttemelding til ny enhet og å sende flyttemelding til foreldre er automatisk valgt. Dette kan du fjerne dersom du IKKE vil sende flyttemelding. 
  • Valget Send brev: Flyttemelding sender brevet «Flyttemelding til ny enhet» 
  • Valget Send kopi til foreldre sender brevet «Flyttemelding til foreldre» 
  • Merk: Dersom eleven har en adressebegrensning, vil ikke brev om flyttemelding sendes via SvarUt. Dersom du ønsker, kan du laste ned brevet via menypunktet Sendte dokumenter og skrive det ut i papirform som siden sendes som vanlig brevpost. 

• Uten utsending av flyttemelding: Dersom markeringer for utsending av brev fjernes, fullføres handlingen om å flytte eleven til ny ekstern skole ved å klikke Lagre
• Med utsending av flyttemelding: Dersom markeringer for utsending av brev beholdes, åpnes et nytt vindu for registrering/endring av adresseinformasjon tilhørende ny enhet og elev før handlingen om å flytte eleven til ny enhet fullføres

• Legg til informasjon om ekstern skoles adresse (ikke påkrevd felt)
• Merk at ved valg av ekstern skole, vil ikke Vigilo hente inn noen informasjon om ny skole.  Informasjonen må legges til for å kunne sende flyttemeldingen til ny enhet
• Fyll ut informasjon om elevens adresseendring (ikke påkrevd felt)
• Merk at dersom brevet «Flyttemelding til foreldre» er adressert til elevens nye adresse, er det viktig at denne informasjonen er utfylt for å få sendt ut brevet. Dette velges med flettefelt i brevmalen

• Legg til ev. intern merknad som kan fremvises i flyttebrevet under flettefeltet #merknad

• Klikk Lagre for å sende brev og flytte eleven til ekstern skole

• Overflytting er nå fullført og eventuell flyttemelding er sendt
• Elevens sluttdato er synlig i elevadministrasjon (Siste dag eleven er aktiv på skolen)
• Eleven er nå synlig under Ekstern skole i Elevadministrasjonen på Forvaltning Skole
• Klikk på kommentar for å lese kommentaren
• Se elevens kommende inaktivdato under kolonnen Klasse. Merk at når inaktivdatoen inntreffer, vil ikke eleven lenger fremvises i denne oversikten. Eleven vil da være synlig ved å aktivere filteret Inaktive elever under rødt filter oppe til høyre i skjermbildet
• Klikk Vis sendte brev for å se hvilke brev som er utsendt til eleven

Elever flyttet til Ekstern skole

Elever som er flyttet til «Ekstern skole» er synlige i fanen "Ekstern skole" i Personregister elever på  Forvaltning Skole. I kolonnen for "Tildelt skole", vises elevens tildelte kategori ved Ekstern skole.

MERK! Elever som er flyttet til Ekstern skole vil også vises i fanen for "Elevliste/skole". Elevens siste ordinære skoleenhet vil vises i kolonnen "Tildelt skole". Dersom eleven ikke har en aktiv plassering på en annen ordinær skoleenhet vil kolonnen for "Nåværende enhet være tom. 

• Dersom en elev under Ekstern skole skal flytte tilbake til aktuell enhet innad i kommunen, ta kontakt med Forvaltning Skole/Skoleeier i kommunen for overflytting av eleven 

Se forøvrig andre relaterte artikler om elevadministrasjon:

• Registrere ny elev ved skolen: Hjelpeartikkel Legge til elev.
• Klassetildeling: Hjelpeartikkel: Klassetildeling
• Flytte en elev fra en klasse til en annen: Hjelpeartikkel Bytte basisgruppe (klasse) og utdanningsløp
• Flytte en elev ut til ny skole: Hjelpeartikkel Flytt elev til ny skole