Flytt elev til ekstern skole og send Flyttemelding

Dersom en elev flytter ut av kommunen eller har en annen flyttesituasjon, kan eleven flyttes til Ekstern skole via Elevadministrasjonen av en med rollen Skole-leder. Ved flytting til ekstern skole, kan flyttemelding sendes til ny skole og/eller foreldre. 

Merk: Brevmaler Flyttemelding til ny enhet og Flyttemelding til foreldre må være aktivert for at flyttemelding sendes. 

Flyttemelding sendes via SvarUt tjenesten og arkiveres i kundes eksterne arkivsystem dersom integrasjon er aktivert.

Merk at dersom en elev er registrert i grunnlagsdata eller utkast basisgruppe ved en annen skole, vil det ikke være mulig å flytte eleven. Ta kontakt med aktuell skole for å få flyttet eleven. Tildel eleven basisgruppe og flytt eleven på nytt til ny skole

Se veiledning for elever som flyttes til annen skole internt i kommunen. 

Kontorpulten > Elevadministrasjon > Elevliste/basisgruppe

Flytt elever til ekstern skole

• Marker elever overflyttingen skal gjelde for
• Klikk Valg... oppe til høyre i skjermbildet

• Velg Ekstern skole fra nedtrekksmenyen
• Legg til Skolenavn for ekstern skole. Skolenavn kan defineres fritt etter rutiner fra kommunen. Det kan benyttes navnet på en privat skole, en kommunal skole utenfor kommunen eller f.eks. «Hjemmeundervisning» eller «Privat skole». Elever som flyttes til ekstern skole vil være synlig i Elevadministrasjonen på Forvaltning skole
• Legg til kommentar - det anbefales å skrive fra hvilken skole eleven flytter og når eleven skal begynne på ny skole
• Fyll inn inaktivdato (første dag eleven ikke er elev ved skolen). Ved avslutning av skoleåret skal dette være 01.08.xxxx.

Send flyttemelding

• Etter valg av ekstern skole, aktiveres valg for utsending av flyttemelding til ny enhet og foreldre. Velg om begge brevene skal sendes ut, eller gjør endringer av hvilket brev som skal sendes ved å fjerne ev. markeringer:
  • Valget «Send brev: Flyttemelding» sender brevet «Flyttemelding til ny enhet» (kan fjernes dersom flyttemelding IKKE skal sendes)
  • Valget «Send kopi til foreldre» sender brevet «Flyttemelding til foreldre» (kan fjernes dersom flyttemelding IKKE skal sendes)
  • Merk dersom eleven har en adressebegrensning, vil ikke brev om flyttemelding sendes via SvarUT. Brevet kan lastes ned via "Sendte dokumenter" og skrives ut for manuell oversendelse ved behov

• Uten utsending av flyttemelding: Dersom markeringer for utsending av brev fjernes, fullføres handlingen om å flytte eleven til ny enhet ved å klikke Lagre
• Med utsending av flyttemelding: Dersom markeringer for utsending av brev beholdes, åpnes et nytt vindu for registrering/endring av adresseinformasjon tilhørende ny enhet og elev før handlingen om å flytte eleven til ny enhet fullføres
• Legg til informasjon om ekstern skoles adresse (ikke påkrevd felt)
• Merk at ved valg av ekstern skole, vil ikke Vigilo hente inn noen informasjon om ny skole.  Informasjonen må legges til for å kunne sende flyttemeldingen til ny enhet
• Fyll ut informasjon om elevens adresseendring (ikke påkrevd felt)
• Merk at dersom brevet «Flyttemelding til foreldre» er adressert til elevens nye adresse, er det viktig at denne informasjonen er utfylt for å få sendt ut brevet. Dette velges med flettefelt i brevmalen

• Legg til ev. intern merknad som kan fremvises i flyttebrevet under flettefeltet #merknad

• Klikk Lagre for å sende brev og flytte eleven til ekstern skole

• Overflytting er nå fullført og eventuell flyttemelding er sendt
• Elevens sluttdato er synlig i elevadministrasjon (Siste dag eleven er aktiv på skolen)
• Eleven er nå synlig under Ekstern skole i Elevadministrasjonen på Forvaltning Skole
• Klikk på kommentar for å lese kommentaren
• Se elevens kommende inaktivdato under kolonnen Klasse. Merk at når inaktivdatoen inntreffer, vil ikke eleven lenger fremvises i denne oversikten. Eleven vil da være synlig ved å aktivere filteret Inaktive elever under rødt filter oppe til høyre i skjermbildet
• Klikk Vis sendte brev for å se hvilke brev som er utsendt til eleven

Elever flyttet til Ekstern skole

Elever som er flyttet til «Ekstern skole» er synlige i denne oversikten for Forvaltning Skole og får fritekstfeltet «Skolenavn» som er definert ved flytting beskrevet under kolonnen «Tildelt skole» 

• Dersom en elev under Ekstern skole skal flytte tilbake til aktuell enhet innad i kommunen, ta kontakt med Forvaltning Skole/Skoleeier i kommunen for overflytting av eleven