Flytt elev til ny skole og send Flyttemelding

Dersom en elev skal bytte skole, må overføringen behandles i Elevadministrasjonen av skoleleder. Ved flytting til ny skole kan flyttemelding sendes til ny skole og/eller foreldre. Flyttemeldingen arkiveres dersom din kommune har satt opp en arkivintegrasjon med Vigilo. 

Kontorpulten > Elevadministrasjon > Elevliste/basisgruppe

Flytt elever til ny enhet

• Marker elever overflyttingen skal gjelde for
• Klikk Flytt til annen skole oppe til høyre i skjermbildet
• Merk at dersom en elev er registret i grunnlagsdata eller utkast basisgruppe ved en annen skole, vil det ikke være mulig å flytte eleven. Ta kontakt med aktuell skole for å få flyttet eleven. Tildel eleven basisgruppe og flytt eleven på nytt til ny skole

• Velg aktuell skole innad i kommunen fra nedtrekkmenyen
• Merk at dersom elever flytter ut av kommunen/har en annen flyttesituasjon, se veiledning for overflytting til Ekstern skole. Det er også mulig å la feltet stå blankt for å sende eleven tilbake til grunnlagsdata hos forvaltningen

Send flyttemelding

• Etter valg av skole, aktiveres valg for utsending av flyttemelding til ny enhet og foreldre. Velg om begge brevene skal utsendes, eller gjør endringer av hvilket brev som skal sendes ved å fjerne ev. markeringer:
  • Valget «Send brev: Flyttemelding» sender brevet «Flyttemelding til ny enhet»
  • Valget «Send kopi til foreldre» sender brevet «Flyttemelding til foreldre»
  • Merk at brevmalene «Flyttemelding til foreldre» og «Flyttemelding til ny enhet» må redigeres og aktiveres under Brevmaler før utsendelse er mulig
  • Merk at dersom eleven har en adressebegrensning, vil ikke brev om flyttemelding sendes via SvarUT. Brevet kan lastes ned via "Sendte dokumenter" og skrives ut for manuell oversendelse ved behov

• Legg ev. med en kommentar om hvilken skole eleven flytter fra og dato for overgangen samt ev. annen informasjon. Kommentaren er synlig for ny skole samt forvaltning skole. Etter klassetildeling er ikke eleven lenger synlig på forvaltningsnivå. 
• Velg Inaktivdato fra (den første datoen eleven ikke lenger skal være aktiv ved enheten. Ved nytt skoleår vil dette være 01.08.ÅÅÅÅ)
• Klikk Lagre
  • Uten utsending av flyttemelding: Dersom markeringer for utsending av brev fjernes, fullføres handlingen om å flytte eleven til ny enhet ved å klikke Lagre
  • Med utsending av flyttemelding: Dersom markeringer for utsending av brev beholdes, åpnes et nytt vindu for registrering/endring av adresseinformasjon tilhørende ny enhet og elev før handlingen om å flytte eleven til ny enhet fullføres

• Rediger informasjon om skolens adresse ved behov

  Merk at ved valg av skole innad i kommunen fra nedtrekkmenyen i forrige steg, vil informasjonen som er lagret i Vigilo og innhentet fra Nasjonalt Skoleregister om ny skole være forhåndsutfylt. Informasjonen kan redigeres ved behov

• Fyll ut informasjon om elevens adresseendring (ikke påkrevd felt)

  Merk at dersom brevet «Flyttemelding til foreldre» er adressert til elevens nye adresse, er det viktig at denne informasjonen er utfylt for å få sendt ut brevet. Dette velges med flettefelt i brevmalen

• Legg til ev. intern merknad som kan fremvises i flyttebrevet under flettefeltet #merknad

• Klikk Lagre for å sende brev og flytte eleven til aktuell skole 

Overflytting fullført

• Handlingen for overflytting til ny enhet samt ev. utsendelse av flyttemelding er nå utført. Eleven er nå synlig under Grunnlagsdata i Elevadministrasjonen hos ny enhet og kan plasseres i klasse for inneværende eller kommende skoleår. Eleven er også synlig på Forvaltning Skole under Elevliste/skole i Elevadministrasjonen frem til eleven er tildelt en klasse
• Klikk på kommentar for å lese kommentaren
• Se elevens kommende inaktivdato under kolonnen Klasse. Merk at når inaktivdatoen inntreffer, vil ikke eleven lenger fremvises i denne oversikten. Eleven vil da være synlig ved å aktivere filteret Inaktive elever under rødt filter oppe til høyre i skjermbildet
• Klikk Vis sendte brev for å se hvilke brev som er utsendt til eleven

Etterarbeid som må gjøres når eleven er sluttet

• Fravær må overføres ny skole for import
• Eventuelle vurderinger må overføres ny skole for import

Etter at eleven er gjort inaktiv vil den være synlig i fraværsoversikten på de ulike gruppene ut skoleåret.