Redigere brevmaler

Ansatte med rollen Skole-Kommuneforvaltning kan redigere brevmaler i portalen Forvaltning Skole. Ansatt med rollen Skole-Leder kan redigere brevmaler på sin enhet.

I Vigilo finnes det brevmaler på ulike nivåer. For å se hvor du finner de ulike brevmalene, se hjelpeartikkel Hvilke brevmaler finnes - og hvor opprettes og vedlikeholdes de?

Merk! Malene som er opprettet på forvaltningsnivå (Portalen Forvaltning Skole, Forvaltning SFO/AKS, Forvaltning Barnehage) kan redigeres på den enkelte skolen, SFO-enheten eller barnehagen. Men dersom enheten gjør egne endringer og klikker Lagre og forhåndsvis vil de selv ta eierskap til brevmalen. Dette betyr at fremtidige oppdateringer som gjøres på forvaltningsnivå ikke oppdaterer brevmalen på enheten. Enheten må da selv oppdatere sin mal. Dette kan ikke gjøres om på.

Skolen, SFO-enheten eller barnehagen vil imidlertid kunne legge til vedlegg på noen av brevmalene. Se hjelpeartikkel Brevmaler - legg til vedlegg.

 Slik gjør du: 

• Klikk Dokumenter
• Velg Brevmaler

• Klikk på blyant ved den brevmalen du ønsker å redigere

Brevmalen består av tre hoveddeler: topptekst, brødtekst og bunntekst.

• Du kan legge til kolonner ved å klikke Legg til kolonne 
• Bruk flettefelt i brevet. Flettefeltene henter da inn opplysninger direkte fra løsningen. Eksempel på flettefelt er barnets navn, adresse, fødselsdato, skolens navn og adresse, dagens dato med mer. For å få opp hvilke flettefelt som er mulige å bruke, skriv inn #. Du får opp forslag du kan bruke. Du kan også begynne å skrive inn tekst og få forslag. 

• Skriv inn selve teksten som skal være i brevet
• Legg inn bunntekst med enhetens navn, adresse, epost-adresse med mer. 
• Når du er ferdig med å legge inn teksten, kan du forhåndsvise dokumentet. Velg navn på enhet og velg Lagre og forhåndsvis. 
  • Merk! Dersom du er på skolenivå, og velger Lagre og forhåndsvis, vil skolen overta eierskap til malen. Det betyr at endringer som gjøres på forvaltningsnivå, ikke lenger oppdateres. Enheten må da selv gjøre oppdateringene. 

Forhåndsvisning av dokumentet åpnes i egen fane