Variabel lønn

Skole-Leder og ansatte med rollen «Skole – Variabel lønn» kan administrere variabel lønn på skolen. Rollen «Skole – Variabel lønn» er en dedikert tilleggsrolle (eller enkeltstående rolle) som gir tilgang til variabel lønn uten tilgang til øvrig funksjonalitet på skolen.

Variabel lønn gjør det mulig å føre ekstra lønnslinjer direkte i løsningen – enten hentet automatisk fra vikarkhåndtering eller registrert manuelt. Funksjonaliteten sikrer at en ansatt ikke kan anvise en lønnslinje som vedkommende selv har attestert, eller en lønnslinje som er registrert på seg selv. Godkjente timer kan overføres til eksternt lønnssystem, forutsatt at kunden har aktivert integrasjon til sitt lønnssystem.

Arbeidsflyten har tre trinn:

• Grunnlagsdata: Lønnslinjer fra vikarkhåndtering eller manuell registrering. Alle rader må valideres (vise grønt) før de kan attesteres.
• Timer til godkjenning: Attesterte timer klare til anvisning.
• Godkjente timer: Anviste timer klare for eksport til eksternt lønnssystem.

Merk for Skole: Timer som er overført til Grunnlagsdata fra vikarsetting vil ikke bli oppdatert eller slettet ved endringer i vikarkhåndtering. Timer i Grunnlagsdata som ikke skal overføres til lønn, må slettes manuelt.

For at rader skal kunne valideres må lønnsarter og lønnsperioder være aktivert på Forvaltning OAS. Se denne artikkelen for lønnsarter og denne artikkelen for lønnsperioder.

---

Navigere til Variabel lønn

Kontorpulten > Variabel lønn

1. Klikk på enheten din.
2. Klikk Kontorpulten.
3. Velg Variabel lønn.

---

Grunnlagsdata

Viser alle lønnslinjer innenfor valgt datofilter. Forhåndsdefinert filter er satt til nærværende måned. Datofilter kan redigeres etter eget ønske.

Legg til grunnlagsdata manuelt

1. Klikk Valg.
2. Klikk Legg til grunnlagsdata.

Fyll ut informasjon i dialogen:

1. Velg Ansatt (obligatorisk).
2. Velg Stilling – fylles automatisk. Har ansatt flere stillinger kan annen stilling velges fra nedtrekk. Kun aktive stillinger vises som standard. Huk av Vis inaktiv stilling for å vise avsluttede og kommende stillinger i tillegg (obligatorisk).
3. Velg Dato (obligatorisk).
4. Skriv inn antall Timer. Timer som skal trekkes legges inn med negativt fortegn hvis det ikke brukes lønnsart for trekk – gjøres i henhold til kommunens egne rutiner (obligatorisk).
5. Skriv inn Årsramme (obligatorisk).
6. Velg Lønnsperiode (obligatorisk, kan legges inn senere).
7. Velg Lønnsart (obligatorisk, kan legges inn senere).
8. Skriv inn Konto – fylles automatisk ved valg av lønnsart, men kan redigeres (obligatorisk, kan legges inn senere).
9. Skriv inn Ansvarsenhet (obligatorisk, kan legges inn senere).
10. Fyll eventuelt inn Tjeneste/Funksjon, Prosjekt og Objekt.
11. Velg eventuelt Vikar for og Gruppe.
12. Skriv eventuelt inn Merknad.
13. Klikk Lagre.

Merk: Mangler det mulighet for å velge lønnsart eller lønnsperiode må Forvaltning kontaktes slik at dette kan aktiveres under innstillinger på Forvaltning OAS.

Rediger rader

1. Merk én eller flere rader.
2. Klikk Valg.
3. Klikk Rediger rader.
4. Gjør ønskede endringer og klikk Lagre.

Merk: Velges flere rader kan følgende felt redigeres: Årsramme, Konto, Lønnsart, Lønnsperiode, Ansvarsenhet, Tjeneste/Funksjon, Prosjekt og Objekt. Velges én rad kan alle felt redigeres. Blanke felt beholder eksisterende data. Hvis ett eller flere felt har en annen verdi enn eksisterende registrering, vises en advarsel – bekreft om du ønsker å fortsette. Lønnsperioder må være aktivert av Forvaltning OAS for å være valgbare.

Slett rader

1. Merk radene som skal slettes.
2. Klikk Valg.
3. Klikk Slett rader.
4. Klikk Ja for å bekrefte.

Kopier rader

1. Merk radene som skal kopieres.
2. Klikk Valg.
3. Klikk Kopier rader.

Attester rader

1. Merk de validerte radene som skal attesteres (kun grønne rader kan attesteres).
2. Klikk Valg.
3. Klikk Attester rader.
4. Klikk Ja for å bekrefte. Attesterte timer flyttes til Timer til godkjenning.

---

Timer til godkjenning

Viser attesterte timer klare til anvisning innenfor valgt datofilter. En ansatt kan ikke anvise en lønnslinje vedkommende selv har attestert, eller som er registrert på seg selv.

Anvis rader

1. Merk korrekte rader.
2. Klikk Valg.
3. Klikk Anvis rader.
4. Klikk Ok for å bekrefte. Merk: Denne handlingen er ikke reversibel. Anviste timer flyttes til Godkjente timer.

Dersom en eller flere valgte rader bryter med anvisningsreglene, vises en advarsel. Rader som ikke bryter reglene anvises som forventet, øvrige holdes igjen:

• Lønnslinjer som gjelder deg selv må anvises av en annen ansatt.
• Lønnslinjer du selv har attestert kan tilbakekalles og attesteres av en annen, eller anvises av en annen ansatt.

Tilbakekall attestering

1. Merk raden(e) som skal tilbakekalles.
2. Klikk Valg.
3. Klikk Tilbakekall attestering.
4. Skriv eventuelt inn merknad og klikk Ja. Radene flyttes tilbake til Grunnlagsdata og kan redigeres på nytt.

---

Godkjente timer

Viser som standard alle anviste, ikke-eksporterte timer innenfor valgt datofilter. Filteret kan endres for å vise alle timer, timer sendt til eksport eller ferdig eksporterte timer.

Klikk Filter for å endre visning.

Eksporter til lønnssystem

MERK: Lønnsperioden i rader som skal eksporteres MÅ være identisk med lønnsperioder i kundens lønnssystem og må være aktiv for at timene skal mottas av lønnssystemet.

1. Marker rader som skal eksporteres.
2. Klikk Valg.
3. Klikk Eksporter. Merk: Dersom utvalget «Merk alle» inkluderer rader med status Sendt til eksport, må disse fjernes fra utvalget før eksport.
4. Skriv eventuelt inn Merknad.
5. Klikk Bekreft. Godkjente timer overføres til eksternt lønnssystem.

Viktig! Kontroller alltid status etter eksport ved å endre filtrering:

• Status Pågående eksport: timer er sendt, men ennå ikke eksportert.
• Merk: Dersom raden ikke får status «Ferdig eksportert» innen ett døgn, kontakt Vigilo kundesupport for bistand.
• Status Mottatt av økonomisystemet / Ferdig eksportert: timer er overført til kundens lønnssystem.

📎 Se også:
Lønnsarter – Forvaltning OAS
Lønnsperioder – Forvaltning OAS

📎 Se også for barnehageenheten:
Variabel lønn Barnehage