Variabel lønn

Funksjonen variabel lønn gjør det mulig å føre variabel lønn direkte i løsningen. I tillegg til å danne grunnlag direkte fra vikarhåndtering (skole) er det også mulig å registrer timer manuelt (barnehage og skole). Godkjente timer kan overføres til eksternt lønnssystem. Dette forutsetter at kunde har aktivert integrasjon til sitt lønnssystem.

Kontorpulten > Variabel lønn

Grunnlagsdata: Vikartimer basert på vikarhåndtering (Skole) eller manuelt registrerte data. Alle rader valideres og må være grønne før de kan attesteres. For at rader skal kunne valideres må lønnsarter og lønnsperioder være aktivert på Forvaltning OAS. Se denne artikkelen for lønnsarter og denne artikkelen for lønnsperioder
Merk for Skole: Timer som er overført til Grunnlagsdata fra vikarsetting vil ikke bli oppdatert eller slettet ved endringer i vikarhåndtering. Timer i Grunnlagsdata som ikke skal overføres til lønn, må slettes manuelt.

Timer til godkjenning: Viser timer klar til attestering innenfor gitt datofilter

Godkjente timer: viser default alle timer som er anvist, men ikke er eksportert innenfor gitt datofilter. Ved å endre filtrering kan følgende timer vises innenfor gitt datofilter:  Alle timer, timer sendt til eksport eller ferdig eksporterte timer.

Grunnlagsdata:

• Forhåndsdefinert datofilter er satt til nåværende måned og viser alle timer innenfor gitt datofilter
• Datofilter kan redigeres etter eget ønske

• Skriv inn ønsket søkeord
• Klikk Søk
• Klikk pil/enter

• For legge til data klikk Valg
• Klikk Legg til grunnlagsdata

Fyll ut informasjon i pop-up

• Velg Ansatt (obligatorisk)
• Velg Stilling fylles ut automatisk, men ved flere stillinger kan annen stilling velges fra nedtrekk (obligatorisk) 
• Velg Dato (obligatorisk)
• Skriv inn antall timer. For timer som skal trekkes legges disse inn med negativt fortegn hvis det ikke brukes lønnsart for trekk. Gjøres i henhold til kommunens egne rutiner (obligatorisk)
• Skriv Årsramme (obligatorisk)
• Velg Lønnsperiode (obligatorisk, men kan legges inn senere)
• Velg Lønnsart (obligatorisk, men kan legges inn senere)
• Skriv Konto: fylles ut automatisk med korrekt konto ved valg av lønnsart, men kan redigeres (obligatorisk, men kan legges inn senere)
• Skriv Ansvarsenhet (obligatorisk, men kan legges inn senere)
• Skriv Tjeneste/Funksjon
• Skriv Prosjekt
• Skriv Objekt
• Velg Vikar for
• Velg Gruppe
• Skriv ev. Merknad
• Klikk Lagre 
• Merk: mangler det mulighet for å velge lønnsart eller lønnsperiode må Forvaltning kontaktes slik at dette kan aktivere under innstillinger på Forvaltning OAS
  

• Merk en eller flere rader som skal behandles
• Klikk Valg

• Velg Slett rad for å slette alle markerte rader
• Klikk Ja for å slette

• Klikk Rediger rad for redigere valgte rader. 
• Velges flere er det kun mulig å redigere Lønnsart og Lønnsperiode
• Velges en rad kan alle data redigeres
• Merk: Lønnsperioder må aktiveres av Forvalting OAS for å kunne være valgbare

• Klikk Kopier rad for å kopiere valgte rader

• Klikk Attester rad for å valgte rader
• Merk: kun validerte rader kan attesteres. 

• Attesterte timer flyttes nå til Timer til godkjenning og er klare til anvisning

Timer til godkjenning

• Kontroller rader
• Ved feil markeres disse
• Klikk Valg

• Klikk Tilbakekall attestering
• Skriv inn ev. merknad
• Klikk Ja
• Rader flyttes tilbake til Grunnlagsdata og kan igjen redigeres

• Korrekte rader markeres
• Klikk Valg
• Klikk Anvis rad for å anvise valgte rader 
• Klikk Ja for å bekrefte
• Merk: Denne handlingen er ikke reversibel
• Anviste timer flyttes nå til Godkjente timer

Godkjente timer

• Default filter er ikke eksporterte timer for valgt datofilter

• Klikk Filter for å endre visning

For eksport til lønnsystem:

MERK: Lønnsperioden i rader som skal eksporteres MÅ være identiske med lønnsperioder i kundes lønnssystem og må være aktivt for at timene skal kunne mottas av lønnssystemet.

• Marker rader som skal eksporteres
• Klikk Valg 
• Klikk Eksporter. Merk at dersom det i utvalget «Merk alle» ligger rader med status Sendt til eksport må disse fjernes fra utvalget før en eksporterer.

• Skriv ev. merknad
• Klikk OK
  • Godkjente timer overføres til eksternt lønnssystem 
  • Merk: kontroller alltid status ved å endre filtrering 
    • Sendt til eksport viser timer som er sendt, men enda ikke eksportert
      MERK: Dersom timen ikke får status Ferdig eksportert innen et døgn kontakt Vigilo kundesupport for bistand.
    • Ferdig eksporterte timer viser timer som er overført kundens lønnssystem