Generell brevproduksjon - Elevmappe

Brukere med rollen Skole - Saksbehandler generell brevproduksjon vil få administratortilgang til all funksjonalitet tilknyttet generell brevproduksjon og elevmappe på aktuell enhet. Merk at brukerrollen må tildeles av en bruker med rollen Kommuneadministrator eller Skole - Enhetsadministrator på tilhørende enhet. Rollen kan tildeles til brukere med rollen Skole - leder eller Skole - ansatt etter behov.

I Elevmappe vil det være mulig å laste opp dokumenter og benytte dokumentmaler tilgjengeliggjort fra Forvalting OAS. Dokumentmalene kan benyttes til å samhandle og dokumentere prosesser. Dokumentene kan sendes via SvarUt og til eksterne arkivsystem.

Merk: Menypunktene Dokumenter og Brev er lagt til som faner i Elevmappe og tidligere Elevmappe er lagt til under fanen Filer

Elevens kort > Elevmappe

• Velg ønsket datoperiode for visning

Dokumenter

Last opp dokument

Dokumenter kan lastes opp i Elevmappe på elevkortet av Ansatt/Leder med rolle Generell brevproduksjon 

• Klikk Valg
• Klikk Last opp dokument

• Velg mellom å bla gjennom filer i dine mapper, eller dra og slipp filer inn i markert felt.
  Merk at ved valg av flere dokumenter opprettes det inviduelle dokumenter
• Klikk blyant for å endre navn på dokumentet før opplasting fullføres.
  Merk at dokumentnavnet vil være synlig i Vigilo og kan ikke endres etter opplastning. Ta bort punktum og andre spesialtegn fra dokumentnavnet.
• Registrer dokumenttype
• Velg om dokumentet er et internt eller utgående dokument
  • Merk at et internt dokument kun kan sendes til arkiv, mens et utgående dokument også kan sendes via SvarUt
• Klikk Last opp 

Dokument er lastet opp

• Klikk på nedlastningsikon på aktuelt dokument for å forhåndsvise/laste dokumentet
• Klikk på nedlastet fil for å forhåndsvise, dokument vil åpne seg i ny fane
  • Merk: Ved nedlastning vil dokumentet lagres på lokal enhet. Viktig å ha interne rutiner knyttet til sletting og håndtering av disse 

Opprett dokumentmal

Ansatt/Leder med rolle Generell brevproduksjon har mulighet til å opprette og videre produsere dokument. 

• Klikk + Dokument 

• Velg Dokumentmal fra nedtrekkslisten 

Dokumentmalen er nå klar til å fylles ut. Det anbefales å se over malen for hvordan det er satt opp fra forvaltning for å få en oversikt over hva som skal registreres i forbindelse med interne rutiner. Dersom noen av tekstrutene har grå bakgrunnsfarge betyr det at de er låst for redigering av forvaltning, disse kan ikke endres på enhet.

• Tilpass tittel på dokumentmal
  • Merk at tittel på dokumentmalen vil ikke fremkomme i selve dokumentet, men vil være gjeldende som tittel i oversikt, logg, arkivering og SvarUt
• Fyll ut med ønsket tekst og benytt tilgjengelig formatering
  • Klikk # for å benytte flettefelt og velg hvilket flettefelt du ønsker å benytte i nedtrekksmenyen eller ved å starte å skrive ordet for å referere til bestemt informasjon i systemet 
  • Dersom det er en + nede til høyre under en rad i dokumentmalen betyr det at en tekstmodul kan dupliseres. Modulen kan dupliseres så mange ganger en ønsker på enhet. Merk at tekst som opprinnelig lå i modulen er tekst som blir med i duplisering.
• 

• Klikk ev. X for å reversere handling om duplisering av tekstmodul 

• Klikk Lagre og forhåndsvis for å lagre siste endringer og hente inn opplysninger til flettefelt slik at forhåndsvisningen viser med registrert data
• Klikk Lagre for å lagre siste endringer. Anbefaler å lagre underveis i registrering for å sikre at endringer blir registrert
• Når dokumentmalen er ferdig redigert, klikk Avbryt eller klikk kryss øverst på siden for å komme tilbake til Elevmappe på barnekortet. Husk å lagre dersom endringer er registrert før dokumentet lukkes. 

Dokument er opprettet og påbegynt

• Klikk på nedlastningsikon på aktuelt dokument for å forhåndsvise/laste ned dokumentet
• Klikk på nedlastet fil for å forhåndsvise, dokument vil åpne seg i ny fane
  • Merk: Ved nedlastning vil dokumentet lagres på lokal enhet. Viktig å ha interne rutiner knyttet til sletting og håndtering av disse 

Rediger dokumentmal

• Klikk blyant 

Dokumentet er klar til redigering. Dersom det kommer en melding om at redigering pågår vil en i meldingen kunne se hvem som redigerer. Det er ikke mulig for flere å arbeide i et dokument samtidig.

 

Slett dokument

• Klikk på søppelbøtte for å slette et dokument
  • Merk: Kun dokumenter som IKKE er sendt til arkiv/SvarUt vil kunne slettes

• Klikk OK for å bekreft ønsket sletting 
  • Merk: Sletting av et dokument vil ikke kunne reverseres

Kopier  dokument

• Klikk på kopi-ikonet på aktuelt dokument 

• Klikk Ja for å bekrefte at det er ønsket handling 

Dokumentet er kopiert og er klar til å redigeres eller sendes til arkiv/SvarUt basert på dokumenttype. Det kan være hensiktsmessig å oppdatere tittel på dokumentet ved å klikke på blyant for redigering. 

Arkiver dokument

Dokument kan kun sendes til arkiv en gang

• Klikk på ikonet for arkivering og SvarUt 

• Sjekk at opplysningene stemmer
• Velg dokumentdato (vises default dokumentets opprettelsesdato, og kan endres tilbake i tid og frem til og med dagens dato)
• Sjekk link med  kommunens retningslinjer for arkivering
• Klikk forhåndsvis 
• Klikk Arkiver for å arkivere dokument  

Bekreft at dokumentet skal sendes til arkiv.

• Klikk Arkiver for å sende og arkivere dokument 

Dokumentet er nå sendt til eksternt arkivsystem, arkiv og ev. redigerings ikon er ikke lengre mulige valg, kun mulighet til å kopiere dokument for å på ny sende til arkiv/SvarUt eller redigere dersom dokumenter er opprinnelig fra en mal opprettet i Vigilo. 

Se oversikt over arkiverte dokumenter

Elevkort > Elevmappe > Arkiv

Brukere med rolle Generell brevproduksjon har mulighet til å se og laste ned dokumenter som er arkivert.

• Klikk på dokumentets tittel
• Forhåndsvis dokument
  • Merk: Ved nedlastning vil dokumentet lagres på lokal enhet. Viktig å ha interne rutiner knyttet til sletting og håndtering av disse 

Send utgående dokument til SvarUt og arkiv

Elevkort > Elevmappe > Dokumenter

Dokument kan kun sendes til SvarUt og arkiv en gang. Merk at et dokument som er sendt til arkivering eller SvarUT ikke kan sendes på ny, dersom det er behov benyttes kopiering slik at en kan fortsette videre på et påbegynt dokument og videre sende på ny til arkiv/SvarUt.

Merk! SvarUt godtar kun application/PDF på filer som skal printes. 

• Klikk på ikonet for SvarUt/arkivering 

På bakgrunn av dokumentinnstillingene er det kun dokument av utgående dokumenttype som er mulig å sende via SvarUt. Innstillinger for dette gjøres på forvalting for dokumentmalene og på enhet for dokumenter som lastes opp.

• Sjekk at opplysningene stemmer
• Velg dokumentdato (vises default dokumentets opprettelsesdato, og kan endres tilbake i tid og frem til og med dagens dato)
• Klikk blyant for å velge mottaker 

Det er mulig å legge til flere korrespondansepartnere, både aktiverte foreldre og andre. Dersom en part er registrert tidligere, vil den kunne hentes frem ved neste utsending ved å klikke "Velg tidligere korrespondansepart". Merk at alle felt er påkrevd, og at personnummer må registreres på personer og organisasjonsnummer på organisasjoner.

• Velg Forelder
• Klikk + Forelder
• Velg tidligere korrespondansepart eller legg til manuelt
• Dersom tidligere korrespondansepart velges, klikk + Tidligere korrespondansepart 

• Sjekk link med  kommunens retningslinjer for arkivering
• Om ønskelig, Klikk Forhåndsvis 
• Klikk Send via SvarUt og arkiver for å sende og arkivere dokument 

Bekreft at dokumentet skal sendes via SvarUt og til arkiv.

• Klikk Send via SvarUt og arkiver for å sende og arkivere dokument 

Dokumentet vises øverst i oversikten og er nå sendt til SvarUt. Eventuelle redigerings ikon er ikke lengre mulige valg, kun mulighet til å kopiere dokument for å på ny sende til arkiv/SvarUt eller redigere dersom dokumenter er opprinnelig fra en mal opprettet i Vigilo. 

Se oversikt over sende dokumenter

Elevkort > Elevmappe > SvarUt

Ansatte med rolle har mulighet til å se og laste ned dokumenter som er sendt til SvarUt. Merk at et dokument som sendes til SvarUt også arkiveres.

• Klikk på dokumentets tittel
• Forhåndsvis dokument
  • Merk: Ved nedlastning vil dokumentet lagres på lokal enhet. Viktig å ha interne rutiner knyttet til sletting og håndtering av disse 

Logg i Elevmappe

Elevkort > Elevmappe > Logg 

Datofilteret er default satt til 2 siste uker, det er mulig å filtrere på dokumenter utover standard periode ved å benytte datofilter oppe til høyre.

• Klikk på datofilter
• Velg forhåndsdefinert datofilter eller klikk et klikk på startdato og et klikk på sluttdato for ønsket periode
• Klikk Bruk 

Filer

Den tidligere Elevmappea er lagt til som fanen Filer. Her vil alle filer før juni 2022 være tilgjengelig. Det er fortsatt mulig å laste opp filer under denne fanen.