Deler av kommunikasjonen mellom skolen og hjemmet kan være arkivverdig. Enkeltmeldinger kan sendes til eksternt saks-/arkivsystem via menypunktet Meldinger, via elevkortet til hver enkelt elev og via ansattkortet til en ansatt som er del av den aktuelle meldingstråden.
Ved arkivering av meldinger blir dokumenttypen "Arkivert melding" synlig under Arkiverte dokumenter på både enhets- og forvaltningsnivå samt under menypunktet Dokument på barne-/elevkortet for skole- og barnehagebarn. Meldinger sendt fra foreldre arkiveres som inngående korrespondanse, mens meldinger sendt til foreldre arkiveres som utgående korrespondanse. Ved utgående korrespondanse genereres én post i arkiv per forelder som er mottaker av aktuell melding.
Arkivering av meldinger er tilgjengelig for brukere med en av følgende roller: Skole - Leder, Barnehage - Leder og SFO - Leder.
Merk! At det kun er vanlig meldingstråd som kan arkiveres, og at kunngjøringsmeldinger ikke kan arkiveres.
Meldinger > Meldingstråd
- Åpne meldingstråd
- Marker aktuell melding
- Klikk Arkiver melding
- Legg til Merknad
- Klikk Lagre
Etter fullført arkivering blir bekreftelse på dette synlig i høyre hjørne:
Hver melding kan bare arkiveres en gang. Ved forsøk på arkivering av en melding som tidligere er arkivert, vil bruker få beskjed om dette etter klikk på Lagre i dialogboks.
Etter arkivering kan dokumentet hentes opp flere steder i systemet:
- Barnehage og skole: Dokumentet kan finnes under menypunkt Dokument på barne-/elevkort
- Enhetsnivå skole, barnehage og SFO: Dokumentet kan finnes under Dokumenter > Arkiverte dokumenter
- Forvaltningsnivå skole, barnehage og SFO: Dokumentet kan finnes under Dokumenter > Arkiverte dokumenter
Merk: Under Arkiverte dokumenter er dokumentene sortert etter sendetidspunktet for den aktuelle meldingen. For å søke etter arkiveringsdato må man sortere kolonnen Arkivert.
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.