Arkivering i tilretteleggingsmappen

Under menypunktet Tilrettelegging på elevkortet vil saksbehandler med rollen Tilretteleggingsansvarlig kunne arkivere et dokument til eksternt arkivsystem.

Dokumenter som arkiveres fra tilretteleggingsmappen vises i oversikten på elevkortet under fanen Arkiv, merk at disse dokumentene ikke vil være synlige i postlisten på enheten eller på elevkortet (brev). Her kan selve dokumentet som ble arkivert lastes ned, videre vises dokumentets tittel, dato for arkivering, navn, adresse, postnummer og poststed til mottakere samt navn på eleven. 

På bakgrunn av dokumentinnstillingene kan dokument av dokumenttype inngående og internt arkiveres, dokumenttype utgående arkiveres i samme prosess som dokumentet sendes via Svar-UT. Innstillinger for dokumenttype gjøres på forvaltning for dokumentmalene og på enhet for dokumenter som lastes opp. 

Arkiver dokument

Elevkort > Tilrettelegging > Dokumenter

Dokument kan kun sendes til arkiv en gang. Dersom det er ønskelig å sende samme dokument til arkiv flere ganger eller gjøre noen endringer før ny arkivering vil kopi-funksjonaliteten kunne benyttes, se aktuell hjelpeartikkel her.

• Klikk på ikonet for arkivering og SvarUt

• Sjekk at opplysningene stemmer
• Velg dokumentdato (vises default dokumentets opprettelsesdato, og kan endres tilbake i tid og frem til og med dagens dato)
• Sjekk ev. link med  kommunens retningslinjer for arkivering
• Klikk Arkiver for å arkivere dokument 

Bekreft at dokumentet skal sendes til arkiv.

• Klikk Arkiver for å sende og arkivere dokument 

Dokumentet er nå sendt til eksternt arkivsystem, arkiv og ev. redigerings ikon er ikke lengre mulige valg, kun mulighet til å kopiere dokument for å på ny sende til arkiv/SvarUt, eller redigere dersom dokumenter er opprinnelig fra en mal opprettet i Vigilo.

Se oversikt over arkiverte dokumenter

Elevkort > Tilrettelegging > Arkiv

Dokument som er mottatt av eksternt arkiveringssystem vises med registrert arkiveringsreferanse med tilhørende dato og tidspunkt. Ansatte med rolle og ansatte med tilgang har mulighet til å se og laste ned dokumenter som er arkivert.

• Klikk på dokumentets tittel
• Forhåndsvis dokument
• Merk! Ved nedlastning vil dokumentet lagres på lokal enhet. Viktig å ha interne rutiner knyttet til sletting og håndtering av disse

Se gjerne samleartikkel for tilrettelegging i skolen her, og for tilretteleggingsmappe på elevkortet her.