Tilrettelegging i skolen

I Vigilo er det lagt til rette for at det skal være enkelt å ivareta prosessen fra oppdagelse til utførelse av tiltak, både omfattende og mer forebyggende. Vi ønsker å legge til rette for at flest mulig elever får sin undervisningen innenfor det ordinære tilbudet med tilpasninger de har rett på. Vi ønsker videre at arbeidet med tilrettelegging, tidlig innsats og annet ute på enhetene skal kunne utføres med god dokumentasjon, gode arbeidsdokumenter til samhandling og mulighet til å jobbe systemrettet og dermed kunne gi tiltak av høy kvalitet. Skolene skal være sikre på at håndtering av dokumentene med tilhørende informasjon behandles på en enkel og sikker måte.

Tilretteleggingsmodulen gir kunde selv på forvaltningsnivå mulighet til å opprette og administrere hvilke maler som skal være tilgjengelig for enhetene. Disse utformes etter eget ønske med tekst og hashtags som henter informasjon fra løsningen, før de ferdigstilles og arkiveres og/eller sendes via SvarUt. Arkiverte og sendte dokumenter vil vise i oversikten på elevkortet under tilretteleggingsmappen, og kun brukere med rolle/tilgang vil få anledning til å produsere, laste opp og se dokumenter som er arkivert/sendt til SvarUt. Det er stor fleksibilitet med tanke på å kunne utforme fleksible dokumentmaler til blant annet observasjoner, henvisninger, enkeltvedtak, IOP, IUP, rapporter, møtereferat, notat osv. 

Tilgang til funksjonaliteten vil være styrt av rolle- og tilgangstildeling, både på forvaltningsnivå (Saksbehandler Tilrettelegging) og på enhet (Tilretteleggingsansvarlig og tilgang). Som f.eks skoleleder må en også ha tildelt rollen Tilretteleggingsansvarlig for å få tilgang til tilretteleggingsmodulen på enhetsnivå, samt at rollen også kan tildeles en ansatt som er delegert hovedansvar for spesialundervisning. Her er det opp til kundene selv å vurdere hvem som skal ha rolle og videre ha egne interne rutiner for administrering av tilganger til ansatte på enheten.

Ansatte med rolle "Tilretteleggingsansvarlig"

Ansatte med rollen Tilretteleggingsansvarlig kan tildeles av Enhetsadministrator og Kommuneadministrator. Den gir tilgang til å opprette tilretteleggingsmappe for elever på tildelt enhet og full oversikt over alle elever som har eller har hatt tilretteleggingsmappe på sin enhet via kontorpulten, hvor status på tilretteleggingsmapper for elever kan endres, samt full tilgang til alle funksjoner i tilretteleggingsmappen. 

Funksjoner for ansatte med rollen på tilretteleggingsmappen:

• administrere tilgang til aktuelle ansatte
• laste opp dokumenter, laste ned og slette opplastede dokumenter
• opprette og redigere dokumentmaler, samt slette dokumenter
• mulighet for å låse opp et dokument hvor redigering pågår dersom det er behov for det
• ha full oversikt over alle dokumentene i tilretteleggingsmappen
• mulighet for å kopiere dokument
• slette valgt dokument fra fanen "Oversikt"
• sende dokumenter via SvarUt og arkiv, og videre se oversikt over disse med mulighet for nedlastning 
• fjerne tilgang til valgte dokumenter for ansatte med tilgang, slik at bare ansatte med rolle har tilgang
• gi tilgang til valgte dokumenter for ansatte med tilgang som tidligere er fjernet, slik at både ansatte mer rolle og tilgang
• ha full oversikt over all aktivitet via logg

Ansatte med tilgang

Ansatte kan gis tilgang til aktuelle tilretteleggingsmapper av ansatte med rollen Tilretteleggingsansvarlig. Den gir tilgang til valgte tilretteleggingsmapper og vil ha full oversikt over sine elever som har tilretteleggingsmapper via kontorpulten.

Funksjoner for ansatte med tilgang på tilretteleggingsmappen:

• laste opp dokumenter og laste ned dokumenter
• opprette dokumentmaler og redigere dokumenter
• mulighet for å kopiere dokument
• se dokumenter som er sendt via SvarUt og til arkiv med mulighet for nedlastning 
• ha full oversikt over alle dokumentene i tilretteleggingsmappen, merk at noen dokumenter kan ha blitt "skjult" for ansatte med tilgang og vil dermed ikke vise i dokumentoversikten