Opprett og rediger dokumentmal

Ansatte med rollen Tilretteleggingsansvarlig og ansatte med tilgang vil få mulighet til å opprette og produsere dokumenter basert på maler som er opprettet og aktivert for enhet av forvaltningen. Dokumentmalene produseres for å ivareta krav om dokumentasjon og legge til rette for enkel, trygg og sikker samhandling innenfor tilrettelegging for elever med aktivert tilretteleggingsmappe på enhetene. 

Forvaltningen i kommunen oppretter og definerer dokumentmalene, samt velger hvilke deler av malen som kan redigeres på enhetsnivå. Dokumentmalene er dynamiske, fleksible og gir gode muligheter til å utforme tilretteleggingsdokumenter som er tilpasset ulike behov. Malene kan bestå av topptekst, brødtekst med ulike inndelinger og bunntekst. Alle inndelingene kan deles opp i rader, samt at topptekst og bunntekst også kan inndeles i kolonner. For mer informasjon om hvordan dokumentmalene opprettes og defineres se aktuell hjelpeartikkel for forvaltning her.

Opprett dokumentmal

Elevkort > Tilrettelegging > Dokumenter

• Klikk + Dokument

• Velg Dokumentmal fra nedtrekkslisten

Dokumentmalen er nå klar til å fylles ut. Det anbefales å se over malen for hvordan det er satt opp fra forvaltning for å få en oversikt over hva som skal registreres jmf interne rutiner. Dersom noen av tekstrutene har grå bakgrunnsfarge betyr det at de er låst for redigering av forvaltning, disse kan ikke endres på enhet. 

• Tilpass ev. tittel på dokumentmal. Merk at tittel på dokumentmalen ikke vil fremkomme i selve dokumentet, men vil være gjeldende som tittel i oversikt, logg, arkivering og SvarUt.
  Merk! Dersom dokumentnavnet inneholder punktum og andre spesialtegn, så bør dette tas vekk fra dokumentnavnet pga videre arkivering
• Fyll ut med ønsket tekst og benytt ev. tilgjengelig formatering
• Klikk # for å benytte flettefelt og velg hvilket flettefelt du ønsker å benytte i nedtrekksmenyen eller ved å starte å skrive ordet for å referere til bestemt informasjon i systemet 
• Dersom det er en + nede til høyre under en rad i dokumentmalen betyr det at en tekstmodul kan dupliseres. Modulen kan dupliseres så mange ganger en ønsker på enhet. Merk at tekst som opprinnelig lå i modulen er tekst som blir med i duplisering.

• Klikk ev. X for å reversere handling om duplisering av tekstmodul

• Klikk Lagre og forhåndsvis for å lagre siste endringer og hente inn opplysninger til flettefelt slik at forhåndsvisningen viser med registrert data
• Klikk Lagre for å lagre siste endringer. Anbefaler å lagre underveis i registrering for å sikre at endringer blir registrert
• Når dokumentmalen er ferdig redigert, klikk Avbryt eller klikk kryss øverst på siden for å komme tilbake til tilretteleggingsmappen på elevkortet. Husk å lagre dersom endringer er registrert før dokumentet lukkes

Dokument er opprettet og ev. påbegynt

• Klikk på nedlastningsikon på aktuelt dokument for å forhåndsvise/laste ned dokumentet
• Klikk på nedlastet fil for å forhåndsvise, dokument vil åpne seg i ny fane
• Merk! Ved nedlastning vil dokumentet lagres på lokal enhet. Viktig å ha interne rutiner knyttet til sletting og håndtering av disse

Rediger dokumentmal

• Klikk blyant 

Dokumentet er klar til redigering Dersom det kommer en melding om at redigering pågår, vil en i meldingen kunne se hvem som redigerer. Det er ikke mulig for flere å arbeide i et dokument samtidig. Dersom det ikke er mulig å samhandle med vedkommende som har dokument i redigeringsmodus, har ansatt med rollen Tilretteleggingsansvarlig anledning til å låse opp dokumentet for redigering av andre. Se aktuell hjelpeartikkel for dette her.

Se gjerne samleartikkel for tilrettelegging i skolen her, og for tilretteleggingsmappe på elevkortet her.