Registrere og administrere elevfravær på gruppekort - kontaktlærere

Denne artikkelen viser hvordan en ansatt med rollen Skole - Ansatt og funksjonen kontaktlærer kan registrere, endre og administrere fravær fra gruppekortet. En ansatt med rollen Skole - Leder kan også registrere, endre og administrere elevfravær på samme måte. Skoleleder trenger ikke å være tildelt kontaktlærerfunksjonen. 

Som kontaktlærer har du tilgang til å se og registrere elevfravær på dine elever. Du kan registrere fraværet til timer du underviser i rett fra startsiden eller fra gruppekortet. 

For å se hvordan du registrerer fravær rett fra startsiden, se artikkel Registrere elevfravær på startsiden.

Skal du registrere fravær for timer du ikke underviser i, må du via gruppekortet. For å signere fravær må du alltid via gruppekortet. Vigilo anbefaler at alle kontaktlærere starter fraværsføring fra basisgruppekortet (klassen) da de her kan registerere, signere fravær og svare på fraværsmelding i samme bilde. 

Faglærer:

• har innsyn i timefravær som gjelder egne fag etter at dette er signert.

Kontaktlærer:

• har innsyn i alt fravær som registreres hos egne elever
• har mulighet for å endre og signere alle registreringer
  • dersom kommunen/enheten har foreldrportal/elevportal vil fravær vise etter signering
• er mottaker av fraværsmeldinger fra foreldre og kan svare disse

Skoleleder

• har innsyn i alt fravær som registreres hos alle elever
• har mulighet for å endre og signere alle registreringer
• har innsyn i alle fraværsmeldinger som sendes

Slik gjør du: 

• Klikk inn på menypunktet Grupper, og velg din klasse. 

• Klikk på fraværsregistrering
• Klikk på rett dag for rett elev for å føre fravær

• Huk av for rett fravær: 
  • Du kan huke av for hel dag eller enkelttime
  • For å legge inn fravær for del av time, klikk på blyant

• Juster lengden på timesfraværet

• Legg eventuelt inn inten kommentar. Kommentaren synes ikke i foreldreportalen. 
• Klikk Signer
• Klikk Lagre

Tilbake i oversikten vises fraværet med ulike farger :

• Grønn: Dokumentert fravær 
• Rød: Udokumentert fravær
• Grå: Fravær som ikke er signert

Fraværet markeres også med ulike bokstaver:

• D: Dagsfravær
• P: Permisjon
• PF: Permisjon med fratrekk
• Fravær som er deler av timer, markeres med antall minutter

• For å endre på fravær som er ført, klikker du deg inn på det aktuelle fraværet. Fraværet oppdateres på fraværsoversikten.

Merk!

• Er det mottatt en fraværsmelding fra foreldre vil dette vises med en konvolutt på oversikten. Klikk på konvolutten for å registere fravær og besvare fraværsmeldingen. Det er kun kontaktlærer som kan besvare fraværsmeldingen direkte. Dersom en skoleleder skal svare på vegne av en kontaktlærer, må det opprettes en vanlig melding. 
• Er det registrert en permisjonssøknad vil dette vises med en konvolutt med rød prikk. Fraværet må registreres på vanlig måte.
• Det er kun mulig å administrere/registrere fravær for en elev av gangen og kun for en dag av gangen
• Fravær registreres som dagsfravær eller som klokketimer. Bestemmelser om at fravær skal registreres som klokketimer, og ikke skoletimer, er hentet fra Udir. Se lenke til regelverk om fraværsgrense her.

Fraværskoder for dokumentert elevfravær:

For å registrere en fraværskode knyttet til et dokumentert fravær kan kontaktlærer velge ønsket fraværskode i nedtrekksliste. Fraværskoden kan knyttes til et heldagsfravær eller til en eller flere enkelttimer. Ved valg av en fraværskode, der fravær ikke skal telles på vitnemålet, registreres det automatisk et fratrekk på det registrerte fraværet.

For registrering av en fraværskode på et dokumentert heldagsfravær:

• Klikk på checkboks for Dokumentasjon i overskrift
• Klikk på nedtrekk for Fraværskode
• Velg ønsket fraværskode
• Fraværskode vises for samtlige leksjoner

• Signer fravær
• Klikk Lagre

Dersom valgt fraværskode skal telle på vitnemålet, vises fraværet som grønt fravær med visning av kortnavn på fraværskoden. Dersom valgt fraværskode ikke skal telle på vitnemålet, vises fraværet som gult fravær med visning av kortnavn på fraværskoden

For registrering av en fraværskode på et dokumentert leksjonsfravær:

• Klikk på checkboks for Dokumentasjon tilhørende leksjonen  
• Klikk på nedtrekk for Fraværskode tilhørende leksjonen
• Velg ønsket fraværskode
• Fraværskode vises for valgt leksjon  

• Signer fravær
• Klikk Lagre

Dersom valgt fraværskode skal telle på vitnemålet, vises fraværet som grønt fravær med visning av leksjonslengden på fraværet. Dersom valgt fraværskode ikke skal telle på vitnemålet, vises fraværet som gult fravær med visning av leksjonslengden på fraværet.

Ved kombinasjon av fraværskoder på dokumentert leksjonsfravær, vil det dersom det registreres en fraværskode som skal telle på vitnemålet kombinert med en fraværskode som ikke skal telle på vitnemålet, vises som grønt fravær med visning av summert leksjonslengde for fraværet.