Administrere og registrere elevfravær (Kontaktlærer)

Elevfravær kan registreres av faglærer, kontaktlærer og skoleleder.

Faglærer:

• har innsyn i timefravær som gjelder egne fag etter at dette er signert.

Kontaktlærer:

• har innsyn i alt fravær som registreres hos egne elever
• har mulighet for å endre og signere alle registreringer
  • dersom kommunen/enheten har foreldrportal/elevportal vil fravær vise etter signering
• er mottaker av fraværsmeldinger fra foreldre og kan svare disse

Skoleleder

• har innsyn i alt fravær som registreres hos alle elever
• har mulighet for å endre og signere alle registreringer
• har innsyn i alle fraværsmeldinger som sendes

Grupper > Basisgruppe > Fraværsregistrering

Administrere fravær som er registrert av faglærer

• Klikk på aktuell basisgruppe
• Klikk på fraværsregistrering
• Klikk på det registrerte fraværet

Grupper > Basisgrupper > Fraværsregistrering > Administrer fravær 

• Legg til en ev. intern kommentar
• Klikk blyant for å redigere fraværslengden
• Fjern markeringer for å slette fravær
• Signer
• Klikk Lagre

• Om nødvendig rediger fraværslengden før Signer og Lagre

Tilbake i oversikten viser fraværet ikke dokumentert og har en lengde på 15 minutter.

Grupper > Basisgruppe > Fraværsregistrering > Opprett nytt fravær

• Velg ønsket uke, dag og elev  
• Klikk pluss
• Er det mottatt en fraværsmelding vil dette vises med en konvolutt - klikk da konvolutten for å registere fravær og besvare fraværsmeldingen.
• Er det registrert en permisjonssøknad vil dette vises med en konvolutt med rød prikk og Fraværet må registreres på vanlig måte.
  Merk: det er kun mulig å administrere/registrere fravær for en elev av gangen og kun for en dag av gangen

• Velg om fraværet skal være dokumentert eller ikke-dokumentert
• Legg til en ev. intern kommentar
• Signer fraværet
• Klikk Lagre

Oversikt over administrert fravær: Grønn D viser at fraværet er et dokumentert dagsfravær.

For å redigere/slette signert fravær klikk fraværet, rediger og signer på nytt. 

Se denne artikkelen for hvordan fravær føres direkte fra startside til ansatte

Fraværsmeldinger fra foreldre vil være synlige i fraværsoversikten på basisgruppekortet for  kontaktlærer og skoleleder. Kun kontaktlærer kan besvare fraværsmeldinger. Skoleleder må opprette ny melding for å besvare eventuelle fraværsmeldinger dersom kontaktlærer er forhindret fra å svare. 

Fravær registreres som dagsfravær eller som klokketimer. Bestemmelser om at fravær skal registreres som klokketimer, og ikke skoletimer er hentet fra Udir. Se lenke til regelverk om fraværsgrense her.

Fraværskoder for dokumentert elevfravær:

For å registrere en fraværskode knyttet til et dokumentert fravær kan kontaktlærer velge ønsket fraværskode i nedtrekksliste. Fraværskoden kan knyttes til et heldagsfravær eller til en eller flere enkelttimer. Ved valg av en fraværskode, der fravær ikke skal telles på vitnemålet, registreres det automatisk et fratrekk på det registrerte fraværet.

For registrering av en fraværskode på et dokumentert heldagsfravær:

• Klikk på checkboks for Dokumentasjon i overskrift
• Klikk på nedtrekk for Fraværskode
• Velg ønsket fraværskode
• Fraværskode vises for samtlige leksjoner

• Signer fravær
• Klikk Lagre

Dersom valgt fraværskode skal telle på vitnemålet, vises fraværet som grønt fravær med visning av kortnavn på fraværskoden. Dersom valgt fraværskode ikke skal telle på vitnemålet, vises fraværet som gult fravær med visning av kortnavn på fraværskoden

For registrering av en fraværskode på et dokumentert leksjonsfravær:

• Klikk på checkboks for Dokumentasjon tilhørende leksjonen  
• Klikk på nedtrekk for Fraværskode tilhørende leksjonen
• Velg ønsket fraværskode
• Fraværskode vises for valgt leksjon  

• Signer fravær
• Klikk Lagre

Dersom valgt fraværskode skal telle på vitnemålet, vises fraværet som grønt fravær med visning av leksjonslengden på fraværet. Dersom valgt fraværskode ikke skal telle på vitnemålet, vises fraværet som gult fravær med visning av leksjonslengden på fraværet.

Ved kombinasjon av fraværskoder på dokumentert leksjonsfravær, vil det dersom det registreres en fraværskode som skal telle på vitnemålet kombinert med en fraværskode som ikke skal telle på vitnemålet, vises som grønt fravær med visning av summert leksjonslengde for fraværet.

Merk: Vigilo anbefaler at alle kontaktlærere starter fraværsføring fra basisgruppekortet da de her kan registerer, signere fravær og svare på fraværsmelding i samme bilde.