Vikarhåndtering kan kun benyttes for timer som er påvirket av en hendelse registrert og håndtert i Vigilo. Ansatte kan melde eget fravær i Vigilo (se denne artikkelen), men Skole-Leder både oppretter og håndterer hendelser (fravær, aktivitet og permisjon) For å kunne vikarsette timer må hendelsen være registret i Vigilo og håndtert av en med rollen Skole-Leder (se denne artikkelen for registrering av hendelser).
Når en vikar er tildelt en leksjon i vikarsetting vil vikaren få tilgang til å føre fravær i leksjonen, i tillegg vil alle timer merket med variabel lønn overføres til menyen Variabel lønn for videre behandling (se denne artikkelen). Det er også mulig å varsle vikar via e-post og SMS (dersom SMS er aktivert)
Oversikt vikarhåndtering:
- Hendelser: Viser oversikt over alle hendelser med tilhørende status på valgt dag. Klikk på hendelsen for å redigere eller behandle (håndtere)
- Vikarbehov: antall timer som ikke er vikarsatt på valgt dag
- Vikarsatt: antall timer som er vikarsatt og vikarsettingen på valgt dag
- Rapport: viser alle vikarsatte timer med tilhørende fraværskode og fraværende ansatt på aktuell dag. Ønskes det en rapport for andre datointervaller velges Vikarsettingsrapporten i menyen Rapporter
- For å velge annen dato klikk pil frem og tilbake eller klikk datofelt for å velge måned og dag
Steg 1: Hendelser
- Hendelser viser oversikt over status og kan filtreres:
- Ferdig: alle hendelser som er prosessert (ferdig håndtert)
- Ikke prosesserte: registrerte hendelser som ikke er ferdig behandlet
- Klikk en hendelse for å gå til håndtering
- Klikk filter for å filtrere hendelser, anbefaler alltid å ha aktivert Vis utgåtte.
Steg 2: Vikarbehov
- Viser oversikt over alle timer som er valgt vikarsatt
- Klikk alias til en ansatt for å filtrere på kun en ansatt
- Kun en ansatt aktivert
- Klikk blyant for å endre håndtering
- Klikk kalender for å gå til hendelsen
- Klikk valgte filter for å sortere etter tilgjengelige vikarer følgende filter
- Ikke fraværende (viser alle ansatte som er tilstede) Anbefalt aktivert
- Ledig (viser alle ansatte som ikke har undervisning på gitt tidspunkt) Anbefalt aktivert
- Teknisk undertid: viser alle med teknisk undertid (forutsetter at arbeidsplaner er opprettet)
- Arbeidstid: viser ansatte som har arbeidstid på gitt tidspunkt
- Omdisponering: viser alle ansatte som har timer tilgjengelig på aktuell dag
- Fagkompetanse(viser ansatte som har registrert kompetanse med både ja og nei på aktuelt fag)
- Benytt "drag and drop" for å endre rekkefølgen på filtreringen
- Klikk leksjon for å aktivere aktuelle vikarer
- Ved tilgjengelig teknisk undertid vises dette ved et tall under øverste symbol, vises som timer
- Symbol to indikerer tilgjengelig omdisponering, vises som minutter
- Fargen rød/grønn viser registrert kompetanse for vikarer ( alle med ja/nei i registrert kompetanse på ansattkortet)
- For å finne en bestemt ansatt benytt søk. Merk: kun mulig å søke ved å benytte Alias
- Ved å scrolle ned vises alle leksjoner som er tilknyttet faggruppe og klasse
- Benytt "drag and drop" for å vikarsette timen
- Velg vikartype
- Vikarlønn: lønnet time som også legges i variabel lønn Merk: endres vikarsettingen må linjen slettes manuelt i variabel lønn
- Vikar uten betaling: benyttes dersom vikaren ikke skal ha betaling
- Teknisk undertid: kun synlig dersom den ansatte har tilgjengelig teknisk undertid Merk: teknisk undertid aktiveres når Arbeidsplan på ansattkortet opprettes, korrekt teknisk undertid forutsetter oppdatert beskjeftigelse på ansatt. Se denne artikkelen for opprettelse av arbeidsplan
- Omdisponering: kun tilgjengelig dersom den ansatte er registret som omdisponerbar
Merk: kan overstyres i Vikarsatt, men dersom vikarlønn er valgt/velges må linjene Variabel lønn kontrolleres og eventuelt slettes da disse ikke oppdateres ved endringer.
- Leksjonen flyttes over til Vikarsatt og alle timeplaner oppdateres
- Klikk neste leksjon for å oppdatere filtrering og timeplaner for ny vikarsetting
- Dersom det ikke er behov for oppdatering av timeplaner i dette bildet er det mulig å vikarsette neste leksjon ved å benytte "drag and drop"
Merk: Dersom vikaren har en leksjon som er i konflikt med Vikarsatt leksjon vil denne være synlig i vikarbehov uten blyant og kalender. Denne leksjonen skal kun vikarsettes dersom en annen ansatt skal ha leksjonen. Skal den opprinnelige ansatte ha leksjonen skal leksjonen IKKE vikarsettes.
Steg 3: Vikarsatt og varsling til vikar
- Viser alle vikarsatte timer
- Filtrer på ansatt ved å klikke på navnet til den fraværende
- Se hendelse ved å klikke kalender
- Endre håndtering ved å klikke blyant
- Før musepeker over leksjonen for å slette vikar- Leksjonen går da tilbake til vikarbehov for ny vikarsetting.
- Velg blyant for å overstyre vikartype.
Merk: Ved endring fra vikarlønn må linjer slettes i Variabel lønn dersom timen ikke skal utbetales
- Klikk send i kolonnen e-post for å sende e-post varsel til vikar. E-posten inneholder enhet, dato, fag og klokkeslett. E-posten sendes til ansatt e-post. Er ikke denne registrert sendes e-post til privat e-post
- Klikk send SMS for å sende SMS til vikaren. SMS inneholder inneholder enhet, dato, fag og klokkeslett. SMS sendes privat telefon.
Varslinger kan sendes flere ganger og sist varsling vises i steg Rapport
Merk: dersom e-post eller sms er markert med N/A er det ikke registrert e-post adresse eller telefonnummer til den ansatte
- Klikk Vikarsett for mulighet til å skrive ut oversikt over vikarsetting for hver fraværende ansatt
Steg 4 Rapport
Rapporten viser oversikt over alle vikarsatte timer på valgt dato. Ønskes flere datoer velg vikarsettingsrapport under Rapporter
- Rapporten har følgende funksjoner
- Søk
- Endre kolonnevalg
- Ulike filtreringer
- Skarv ut
- Last ned til csv
- Kolonnenen Epost varsling og SMS varsling viser dato og klokkeslett for siste sendte varsel
- Rapporten oppdateres forløpende
- Ansatte vil se vikarsettingsrapport for vikartimer tatt på sitt ansattkort
- Alle timer merket vikarlønn vil overføres til Variabel lønn for videre behandling.
- Følgende data overføres til grunnlagsdata i Variabel lønn:
- Navn på vikar
- Dato
- Antall timer (60 minutter)
- Fødselsnummer
- Ansattnummer
- Stillingsnummer
- Gruppe
- Vikar for
- Årsramme
- Lønnsart (dersom knyttet til fraværskode av forvalting)
- Konto (dersom knyttet til fraværskode av forvalting)
- Merknader (dersom kommentar er lag til i vikarsettingen)
Kommentarer
0 kommentarer
Artikkelen er stengt for kommentarer.