Vikarhåndtering

Vikarhåndtering kan kun benyttes for timer som er påvirket av en hendelse registrert og håndtert i Vigilo. Ansatte kan melde eget fravær i Vigilo (se denne artikkelen), men Skole-Leder både oppretter og håndterer hendelser (fravær, aktivitet og permisjon)  For å kunne vikarsette timer må hendelsen være registret i Vigilo og håndtert av en med rollen Skole-Leder (se denne artikkelen for registrering av hendelser). 

Når en vikar er tildelt en leksjon i vikarsetting vil vikaren få tilgang til å føre fravær i leksjonen, i tillegg vil alle timer merket med variabel lønn overføres til menyen Variabel lønn for videre behandling (se denne artikkelen). Det er også mulig å varsle vikar via e-post og SMS (dersom SMS er aktivert)

Oversikt vikarhåndtering:

• Hendelser: Viser oversikt over alle hendelser med tilhørende status på valgt dag. Klikk på hendelsen for å redigere eller behandle (håndtere)
• Vikarbehov: antall timer som ikke er vikarsatt på valgt dag
• Vikarsatt: antall timer som er vikarsatt  og vikarsettingen på valgt dag
• Rapport: viser alle vikarsatte timer med tilhørende fraværskode og fraværende ansatt på aktuell dag. Ønskes det en rapport for andre datointervaller velges Vikarsettingsrapporten i menyen Rapporter

• For å velge annen dato klikk pil frem og tilbake eller klikk datofelt for å velge måned og dag

Steg 1: Hendelser

• Hendelser viser oversikt over status og kan filtreres:
  • Ferdig: alle hendelser som er prosessert (ferdig håndtert)
  • Ikke prosesserte: registrerte hendelser som ikke er ferdig behandlet
• Klikk en hendelse for å gå til håndtering
• Klikk filter for å filtrere hendelser, anbefaler alltid å ha aktivert Vis utgåtte.

Steg 2:  Vikarbehov

• Viser oversikt over alle timer som er valgt vikarsatt
• Klikk alias til en ansatt for å filtrere på kun en ansatt

• Kun en ansatt aktivert
• Klikk blyant for å endre håndtering
• Klikk kalender for å gå til hendelsen

• Klikk valgte filter for å sortere etter tilgjengelige vikarer følgende filter
  • Ikke fraværende (viser alle ansatte som er tilstede) Anbefalt aktivert
  • Ledig (viser alle ansatte som ikke har undervisning på gitt tidspunkt) Anbefalt aktivert
  • Teknisk undertid: viser alle med teknisk undertid (forutsetter at arbeidsplaner er opprettet)
  • Arbeidstid: viser ansatte som har arbeidstid på gitt tidspunkt
  • Omdisponering: viser alle ansatte som har timer tilgjengelig på aktuell dag
  • Fagkompetanse(viser ansatte som har registrert kompetanse med både ja og nei på aktuelt fag)
• Benytt "drag and drop" for å endre rekkefølgen på filtreringen

• Klikk leksjon for å aktivere aktuelle vikarer

• Ved tilgjengelig teknisk undertid vises dette ved et tall under øverste symbol, vises som timer
• Symbol to indikerer tilgjengelig omdisponering, vises som minutter
• Fargen rød/grønn viser registrert kompetanse for vikarer ( alle med ja/nei i registrert kompetanse på ansattkortet)

• For å finne en bestemt ansatt benytt søk. Merk: kun mulig å søke ved å benytte Alias

• Ved å scrolle ned vises alle leksjoner som er tilknyttet faggruppe og klasse

• Benytt "drag and drop" for å vikarsette timen

• Velg vikartype
  • Vikarlønn: lønnet time som også legges i variabel lønn Merk: endres vikarsettingen må linjen slettes manuelt i variabel lønn
  • Vikar uten betaling: benyttes dersom vikaren ikke skal ha betaling
  • Teknisk undertid: kun synlig dersom den ansatte har tilgjengelig teknisk undertid Merk: teknisk undertid aktiveres når Arbeidsplan på ansattkortet opprettes, korrekt teknisk undertid forutsetter oppdatert beskjeftigelse på ansatt. Se denne artikkelen for opprettelse av arbeidsplan
  • Omdisponering: kun tilgjengelig dersom den ansatte er registret som omdisponerbar

Merk: kan overstyres i Vikarsatt, men dersom vikarlønn er valgt/velges må linjene Variabel lønn kontrolleres og eventuelt slettes da disse ikke oppdateres ved endringer. 

• Leksjonen flyttes over til Vikarsatt og alle timeplaner oppdateres
• Klikk neste leksjon for å oppdatere filtrering og timeplaner for ny vikarsetting
• Dersom det ikke er behov for oppdatering av timeplaner i dette bildet er det mulig å vikarsette neste leksjon ved å benytte "drag and drop" 

Merk: Dersom vikaren har en leksjon som er i konflikt med Vikarsatt leksjon vil denne være synlig i vikarbehov uten blyant og kalender.  Denne leksjonen skal kun vikarsettes dersom en annen ansatt skal ha leksjonen. Skal den opprinnelige ansatte ha leksjonen skal leksjonen IKKE vikarsettes.

Steg 3: Vikarsatt og varsling til vikar

• Viser alle vikarsatte timer
• Filtrer på ansatt ved å klikke på navnet til den fraværende
• Se hendelse ved å klikke kalender
• Endre håndtering ved å klikke blyant

• Før musepeker over leksjonen for å slette vikar- Leksjonen går da tilbake til vikarbehov for ny vikarsetting. 
• Velg blyant for å overstyre vikartype. 

Merk: Ved endring fra vikarlønn må linjer slettes i Variabel lønn dersom timen ikke skal utbetales

• Klikk send i kolonnen e-post for å sende e-post varsel til vikar. E-posten inneholder enhet, dato, fag og klokkeslett. E-posten sendes til ansatt e-post. Er ikke denne registrert sendes e-post til privat e-post
• Klikk send SMS for å sende SMS til vikaren. SMS inneholder inneholder enhet, dato, fag og klokkeslett. SMS sendes privat telefon.

Varslinger kan sendes flere ganger og sist varsling vises i steg Rapport

Merk: dersom e-post eller sms er markert med N/A er det ikke registrert e-post adresse eller telefonnummer til den ansatte

• Klikk Vikarsett for mulighet til å skrive ut oversikt over vikarsetting for hver fraværende ansatt

Steg 4 Rapport

Rapporten viser oversikt over alle vikarsatte timer på valgt dato. Ønskes flere datoer velg vikarsettingsrapport under Rapporter

• Rapporten har følgende funksjoner
  • Søk
  • Endre kolonnevalg
  • Ulike filtreringer
  • Skarv ut
  • Last ned til csv
• Kolonnenen Epost varsling og SMS varsling viser dato og klokkeslett for siste sendte varsel
• Rapporten oppdateres forløpende
• Ansatte vil se vikarsettingsrapport for vikartimer tatt på sitt ansattkort
• Alle timer merket vikarlønn vil overføres til Variabel lønn for videre behandling.
• Følgende data overføres til grunnlagsdata i Variabel lønn:
  • Navn på vikar
  • Dato
  • Antall timer (60 minutter)
  • Fødselsnummer
  • Ansattnummer
  • Stillingsnummer
  • Gruppe
  • Vikar for
  • Årsramme
  • Lønnsart (dersom knyttet til fraværskode av forvalting)
  • Konto (dersom knyttet til fraværskode av forvalting)
  • Merknader (dersom kommentar er lag til i vikarsettingen)