Årshjul - gjøremål i Vigilo

Understående er forslag til årshjul på gjøremål i Vigilo fordelt per måned. Enkelte punkt vil variere fra kommune til kommune og enhet til enhet. Punktet skoleinnskriving kommer som eget punkt, da det er stor variasjon når man gjennomfører dette på året fra kommune til kommune.

Skoleinnskriving

• Oppdater skolekretsinnstillinger
• Innskriving av elever utføres som klassetildeling
  • Etter at elevene er plassert i en basisgruppe, må ikke basisgruppen slettes fra grupper. Det er fortsatt mulig å slette gruppen frem til det er generert leksjoner for trinnet (se veiledning for hvordan basisgrupper kan slettes etter at leksjoner for trinnet er generert her). Dersom gruppen slettes, fjernes også elevene fra skolen, elevene må da importeres inn på ny. 
• Slik overføres elever fra barne- til ungdomstrinn
  • Det er kun mulig å ha en aktiv innskriving per elev. Dersom en elev eksempelvis har fått innskriving på en ungdomsskole til neste skoleår samt skal flyttes til en annen barneskole, må ungdomsskolen plassere eleven i en klasse før neste overføring kan utføres. 
• Fra elevadministrasjon
  • Send brev:
    • Skoleplass
    • Innskriving
    • Skolestart
• Klassebytte utføres via Bytt basisgruppe
• Skolebytte utføres via Flytt til annen skole 
• Slik plasseres aktive elever uten klassetilhørighet i klasse

August

• Endre skoleår til aktivt??
• Elevadministrasjon
  • Gjennomgang av utgåtte elever i grunnlagsdata
  • Gjennomgang av foresatte status som aktivert eller deaktivert
    • Enten

      Kontaktrapport

       Trykk på "Send melding" - sjekk hvilke klasser som ikke er merket av med kryss. Åpne aktuell klasser, og finn aktuelle foreldre som ikke er aktivert

• Skolestart
  • Gjennomgang med ansatte av bruk av
    • Nyheter
    • Fraværsregistrering
    • Meldinger
    • Orden og adferd
    • underveisvurdering
• Oppmelding til PAS 
• Opprett samtykke

September/oktober

• GSI-rapportering
• Gjennomføre utviklingssamtaler

November/Desember

• Administrering av vurdering
  • Åpne/stenge vurdering for ansatte på skolen
  • Åpne/stenge visning av vurdering for foreldre i foreldreportal
• Vigo 1
  
  • Legg inn målform for elever som skal ha nynorsk

Januar

• VIGO 2 -fil opprettes og sendes
• Planlegging av nytt skoleår: 
  • Merk at etter skoleåret er opprettet: 
    • Elever må etter opprykket behandles i begge skoleår
    • Skolekalenderen kan ikke endres uten at all planlegging av leksjoner slettes
  • Opprette nytt skoleår (opprykk)
    
    • Overføring av funksjoner skjer på siste steg i opprettelse av nytt skoleår
  • Arbeidstid ansatte
  • Fagregister
    • Aktivere aktuelle fag
    • Legg til lokaltilpassede fag
  • Fag- og timefordelingen
    • Generere leksjoner for fellesfag, språkfag og valgfag
    • Importere oppsett til laveste trinn

Februar

• Oppmelding til skriftlig eksamen
  • Tildele eksamensansvarlig i brukeradministrasjon
  • Legge til Vigilo som skoleadministrativt system i PAS
  • Opprette funksjonen "Eksamensansvarlig"
  • Endre målform for elever som ikke skal ha bokmål
    
    
• Opprette nytt SFO/AKS-år
  • Nye Grupper må opprettes for hvert nye SFO/AKS-år

Mars/april

• Grupper
  • Legg til elever i grupper
  • Legg til leksjoner i grupper
• Planlegg
  • Tildel lærer og rom til leksjoner
  • Tildel funksjoner til ansatte
  • Opprett ekstra leksjoner pedagog/assistent
  • Gruppér leksjoner
  • Rediger varighet på leksjonene
• Timeplan
  • Timeplanfest leksjoner
  • Rediger arbeidstid under enkeltuke for ansatte

Mai

• Skriftlig eksamen
  • Gruppene som ble opprettet og meldt til PAS blir synlige på angitt dato
• Muntlig eksamen
  • Tildele eksamensansvarlig i brukeradministrasjon
  • Opprette funksjonen "Eksamensansvarlig"
  • Opprett eksamensgrupper for muntlig eksamen. (Kontorpulten eller i grupper)
  • Legg til elever
  • Tildel funksjon til eksaminator
  • Gi vurdering til gruppen
  • Sette vurderingsfrister for å gjøre gruppen tilgjengelig for å registrere vurdering innenfor et gitt tidsrom

Juni

• Importer resultater fra eksamen til Vigilo fra PAS når disse er klare
  • Elever som ikke er meldt opp til eksamen føres karakterer på
• Administrasjon og utskrift av vitnemål via elevkort, basisgruppekort og voksenopplæring
  • Alle karakterer som føres som standpunkt er synlig på vitnemål
  • Endring av karakterer gjøres via Alle karakterer eller via faggruppekortet hvor den ble ført opprinnelig
  • Fraværsoversikt via elevkort, gruppekort eller fraværsrapport
    • Merk at alt fraværs tas med til Vigo og vitnemål, men kun signert fravær vises i foreldreportal, basisgruppekort og elevkort.
• Arkivering av vitnemål og skjer automatisk ved utskrift
• Arkivering av øvrige karakterer kan gjøres ved hjelp av karakterrapport (samlerapport)
• VIGO 3 -fil opprettes og sendes etter vitnemål er ferdig
• Endre status for utgåtte 10. klassinger fra aktiv til inaktiv