Opprett nytt SFO-år

For SFO-enheter som allerede har et aktivt SFO-år, er det mulig å opprette et nytt kommende SFO-år. Ved opprettelse av et nytt SFO-år vil det generere et automatisk opprykk. Følgende inkluderes i opprykk: aktive modeller samt slettede og inaktive modeller dersom barn som overføres til nytt år er tildelt disse, ordinære åpningstider og barn fra 1. -3. klasse med aktiv plassering frem til 31.07.20 (siste dato i SFO-året).

SFO-modeller som ikke er aktive vil ikke bli overført, skal noen av ikke-aktive modeller overføres må de settes til aktive i nåværende SFO-år før nytt SFO-år opprettes. Barn fra 4. klasse nåværende SFO-år som skal ha SFO-plass videre i nytt SFO-år, og barn som legges til etter SFO-året er opprettet må håndteres manuelt.

Enhet > SFO-år

• Velg + SFO-år for å opprette nytt SFO-år

• Les informasjon om hva som overføres
• Velg ev. Start- og sluttdato
• Klikk Lagre 

Nytt SFO-år er opprettet og vises i oversikten. Det er mulig å redigere og slette SFO-år (anbefales ikke dersom året inneholder plasseringer på barn eller søknader under SFO-opptak) etter at det er opprettet. 

• Klikk ev. Blyant for å redigere

• Klikk ev. Søppelbøtte for å slette SFO-år. Merk sletting av SFO-år anbefales ikke om søknader er sendt til nytt aktuelt SFO-år som ønskes slettet eller inneholder barn med plasseringer. Barna vil beholde sin plassering uten synlig tilhørighet til enhet og vil bli fakturert for den, plassering vil være synlig ved søk på aktuelle barn på Forvaltning.

Ved oppstart av nytt SFO-år i Vigilo, er det viktig å videre utføre innstillinger tilhørende SFO-år under Kalender, Åpningstider og SFO-modeller før opprettelse av nytt SFO-år er fullført. Se artikkel Oppstart av SFO for hvordan dette utføres steg for steg ved behov for ytterligere forklaringer enn vist under i denne artikkelen.

• Velg Nytt SFO-år

Enhet > Kalender

• Legg til aktuelle hendelser som planleggingsdager, ferier og dager med avvikende åpningstider

Her vises ferdig utfylt kalender for nytt SFO-år. Merk! Fylles ikke kalender ut, vil kun ordinære åpningstider vise under Åpningstider.

Enhet > Åpningstider

• Rediger ev. Ordinære åpningstider 
• Legg til Åpningstider for andre dager

Enhet > SFO-modeller

SFO-modeller som er aktive eller er slettet tidligere (men er fremdeles aktive på barn) vil overføres til nytt SFO-år. Merk at SFO-modell som ikke er aktive i nåværende SFO-år ikke overføres, for å overføre disse må de aktiveres før opprettelse av nytt SFO-år i nåværende SFO-år. 

• Oppdater og ev. rediger alle SFO-modeller som fortsatt skal være aktive. 

• Rediger ev. Navn, Prosent, Timer, Pris, Kostpris og Beskrivelse om det er endringer for nytt SFO-år
• Rediger ev. overført ordinære tidspunkt
• Velg tilhørende dager og tidspunkt til aktuelle modeller

• Klikk Lagre 

Husk å sjekke at SFO-modeller som skal være synlige for foreldre i foreldreportalen og for SFO-leder/Forvaltning for videre saksbehandling er aktiverte. Merk SFO-modeller som er slettet i forrige SFO-år men fremdeles er i bruk på barn, vil vise med opprinnelig navn på modellen etterfulgt av "(slettet forrige SFO-år)". Barn som har en slettet SFO-modell har status «Uten tilbud» under Innsjekk/utsjekk, de vil få oppdatert status dersom SFO-modellen redigeres eller tildeles en annen SFO-modell via SFO-barnekortet. Dersom tidligere slettet SFO-modell har samme navn og funksjon som en allerede aktiv en, anbefales det å endre SFO-modell på aktuelle tilhørende barn og deretter slette den tidligere SFO-modellen som er slettet.

Barn > Oversikt barn

For å få oversikt over hvilke barn som har en modell som er slettet forrige SFO-år anbefaler vi å sortere de frem i oversikten Barn. 

• Klikk på Kolonnetittel for å sortere etter modell
• Klikk videre inn på aktuelle barn som har en aktiv slettet modell

Barn > SFO-barnekort > SFO-plass

• Utfør endring ved å redigere slettet SFO-modell, se artikkel Endre SFO-plass manuelt for alle steg

SFO-grupper

SFO-grupper som er opprettet tidligere overføres ikke og det må opprettes nye SFO-grupper for nytt SFO-år. Se artikkel SFO-grupper for hvordan det utføres.

Tips! Ha flere faner oppe samtidig for å få en mer effektiv oversikt. En fane med grupper i nåværende SFO-år og en fane med grupper i nytt SFO-år. Bruk gjerne to skjermer eller del skjermvisningen ved å ordne en fane til venstre og en til høyre. 

Barn

Nytt SFO-år er nå klargjort. Gå videre til SFO-administrasjon eller SFO-opptak for å tildele SFO-modeller til barn/saksbehandle søknader om SFO-plass innsendt av foreldre.