Opprett nytt SFO-år

For SFO-enheter som allerede har et aktivt SFO-år, er det mulig å opprette et nytt kommende SFO-år. Ved opprettelse av et nytt SFO-år vil det generere et automatisk opprykk. Følgende inkluderes i opprykk: aktive modeller samt slettede og inaktive modeller dersom barn som overføres til nytt år er tildelt disse, ordinære åpningstider og barn fra 1. -3. klasse med aktiv plassering frem til 31.07.20 (siste dato i SFO-året).

SFO-modeller som ikke er aktive vil ikke bli overført, skal noen av ikke-aktive modeller overføres må de settes til aktive i nåværende SFO-år før nytt SFO-år opprettes. Barn fra 4. klasse nåværende SFO-år som skal ha SFO-plass videre i nytt SFO-år, og barn som legges til etter SFO-året er opprettet må håndteres manuelt.

Enhet > SFO-år

• Velg + SFO-år for å opprette nytt SFO-år

• Les informasjon om hva som overføres
• Velg ev. Start- og sluttdato
• Klikk Lagre 

Nytt SFO-år er opprettet og vises i oversikten. Det er mulig å redigere og slette SFO-år etter at det er opprettet. SFO-år med start- og sluttdato som er passert, får status Utgått og vil ikke være synlige for foreldre når de søker SFO-plass.

• Klikk ev. Blyant for å redigere

• Klikk ev. Søppelbøtte for å slette SFO-år. Merk sletting av SFO-år bør ikke utføres om søknader er sendt til nytt aktuelt SFO-år som ønskes slettet eller SFO-plasser er tildelt via SFO-administrasjonen

Ved oppstart av nytt SFO-år i Vigilo, er det viktig å videre utføre innstillinger tilhørende SFO-år under Kalender, Åpningstider og SFO-modeller før opprettelse av nytt SFO-år er fullført. Se artikkel Oppstart av SFO for hvordan dette utføres steg for steg ved behov for ytterligere forklaringer enn vist under i denne artikkelen.

• Velg Nytt SFO-år

Enhet > Kalender

• Legg til aktuelle hendelser som planleggingsdager, ferier og dager med avvikende åpningstider

Her vises ferdig utfylt kalender for nytt SFO-år. Merk! Fylles ikke kalender ut, vil kun ordinære åpningstider vise under Åpningstider.

Enhet > Åpningstider

• Rediger ev. Ordinære åpningstider 
• Legg til Åpningstider for andre dager

Enhet > SFO-modeller

SFO-modeller som er aktive eller er slettet tidligere (men er fremdeles aktive på barn) vil overføres til nytt SFO-år. Merk at SFO-modell som ikke er aktive i nåværende SFO-år ikke overføres, for å overføre disse må de aktiveres før opprettelse av nytt SFO-år i nåværende SFO-år. 

• Oppdater og ev. rediger alle SFO-modeller som fortsatt skal være aktive. 

• Rediger ev. Navn, Prosent, Timer, Pris, Kostpris og Beskrivelse om det er endringer for nytt SFO-år
• Rediger ev. overført ordinære tidspunkt
• Velg tilhørende dager og tidspunkt til aktuelle modeller

• Klikk Lagre 

Husk å sjekke at SFO-modeller som skal være synlige for foreldre i foreldreportalen og for SFO-leder/Forvaltning for videre saksbehandling er aktiverte. Merk SFO-modeller som er slettet i forrige SFO-år men fremdeles er i bruk på barn, vil vise med opprinnelig navn på modellen etterfulgt av "(slettet forrige SFO-år)". Barn som har en slettet SFO-modell har status «Uten tilbud» under Innsjekk/utsjekk, de vil få oppdatert status dersom SFO-modellen redigeres eller tildeles en annen SFO-modell via SFO-barnekortet. Dersom tidligere slettet SFO-modell har samme navn og funksjon som en allerede aktiv en, anbefales det å endre SFO-modell på aktuelle tilhørende barn og deretter slette den tidligere SFO-modellen som er slettet.

Barn > Oversikt barn

For å få oversikt over hvilke barn som har en modell som er slettet forrige SFO-år anbefaler vi å sortere de frem i oversikten Barn. 

• Klikk på Kolonnetittel for å sortere etter modell
• Klikk videre inn på aktuelle barn som har en aktiv slettet modell

Barn > SFO-barnekort > SFO-plass

• Utfør endring ved å redigere slettet SFO-modell, se artikkel Endre SFO-plass manuelt for alle steg

SFO-grupper

SFO-grupper som er opprettet tidligere overføres ikke og det må opprettes nye SFO-grupper for nytt SFO-år. Se artikkel SFO-grupper for hvordan det utføres.

Tips! Ha flere faner oppe samtidig for å få en mer effektiv oversikt. En fane med grupper i nåværende SFO-år og en fane med grupper i nytt SFO-år. Bruk gjerne to skjermer eller del skjermvisningen ved å ordne en fane til venstre og en til høyre. 

Barn

Nytt SFO-år er nå klargjort. Gå videre til SFO-administrasjon eller SFO-opptak for å tildele SFO-modeller til barn/saksbehandle søknader om SFO-plass innsendt av foreldre.