Variabel lønn

Det er mulig å legge inn variabel lønn i Vigilo for så å generere et grunnlag for variabel lønn. Foreløpig må alle timer (også de som er lagt inn i vikarsetting) føres inn manuelt. Artikkelen beskriver følgende steg for å kunne generere en slik fil.

• Legge inn variable timer
• Behandle timer
• Godkjenne timer/generere CSV
• Bearbeide fil for opplasting til lønnssystemet

Kontorpulten > Variabel lønn

• Klikk + Legg til grunndata

Kontorpulten > Legg til grunnlagsdata > Pop-up- vinduet 

Når man har utfylt nødvendig informasjon vil timene legge seg i tabellen klar for å overføres til Timer til behandling for attestering m.m.

• Fyll ut informasjonen i Pop-up-vinduet
• Velg ansatt: Velg en ansatt fra nedtrekksmenyen
• Stillingsnummer: ID ref. (HR/lønn)
• Velg årsramme: 741/988 barneskole, fagtilpassede koder på ungdomsskole, 1950 for assistent/miljøarbeider
• Gruppe: Klassse/faggruppe vikartimen har vært for
• Vikar for: Velg hvilke ansatte som har vært vikar fra nedtrekksmenyen
• Antall timer: avhenger av årsramme
• Dato: når vikartimen ble utført
• Merknad: Mulig å kun legge inn et mellomrom
• Klikk Lagre

• Merk alle linjer som skal behandles
• Klikk Bekreft valgte rader

• Klikk Ja for å overføre timene til Timer for behandling.
• Valgte rader flyttes nå til Timer til behandling

• Radene må nå behandles
• Klikk blyanten

Kontorpulten > Timer til behandling > Pop-up-vinduet

• Antall timer: Antall timer registrert 
• Lønnsperiode: Perioden må være opprettet i lønnssystemet og være identisk med dette 
• Lønnsart: Kode ref. type lønn 
• Konto: Velg konto som timen skal knyttes til (siffer) - ikke påkrevd felt 
• Ansvarsenhet: Fyll ut hvilken enhet som skal belastes (siffer) - ikke påkrevd felt 
• Tjeneste: Fylles ut om det knyttes til en bestemt tjeneste - ikke påkrevd felt 
• Prosjekt: Fylles ut om det knyttes til et bestemt prosjekt - ikke påkrevd felt 
• Objekt: Fylles ut om det knyttes til et bestemt objekt - ikke påkrevd felt 
• Kun siffer
• Klikk Lagre

• Merk alle rader som skal anvises
• Klikk Send valgte rader til godkjenning

• Klikk Ja i Pop-up-vinduet
• Radene overføres nå til Godkjente timer

Dersom radene ikke skal behandles, kan de også sendes tilbake til Grunnlagsdata 

• Klikk Send tilbake valgte rader tilbake til grunnlagsdata

Kontorpulten > Variabel Lønn > Godkjente timer 

• For å generere et lønnsgrunnlag, marker radene du ønsker å genere 
• Klikk Generere CSV-fil

• Skriv inn ønsket filnavn
• Klikk OK
• Filen lastes ned til din maskin og bearbeides videre lokalt på maskinen

Eksportert CSV-fil > Åpnet fil 

• Bearbeide fil for opplasting til lønnsystemet (Visma)
• Åpne filen i Excel

Slett følgende kolonner:

• Etternavn
• Fornavn
• Attestering
• Anvisning
• Status 
• Ekstern-ID

Rediger navn på følgende kolonner:

• Ansattnummer til Ansattnr
• Stillingsnummer til Stillid
• Antall timer til Antall
• Lønnsperiode til Periode
• Fødselsnummer til Personnr
• Fra dato til Fradato
• Til dato til Tildato

Rediger kolonene  Fradato og Tildato  fra datoformat  DD.MM.YYYY (25.08.2020) til datoformat YYYYMMDD (20200825)

Fyll inn følgende informasjon i kolonner: 

• Selskap: Fyll inn 1 for alle rader. Dersom det benyttes annen verdi for CompanyID i Visma skal denne føres inn.
• År: Legg inn det året lønnsperioden er knyttet til.

Legg til følgende kolonne:

• Etter kolonnen Periode, opprett kolonnen Type
• Der kontering skal settes fra Visma, skriv inn TA i kolonnen Type

Filen kan nå lastes opp i lønnssystemet.