SFO-opptak

Når foreldre har søkt SFO-plass i Foreldreportalen, vil søknadene vises under Kontorpulten på SFO-opptak og er klare for saksbehandling Forvaltningen eller direkte av SFO-enheten. Veiledningen nedenfor viser hvordan saksbehandling av nye søknader utføres på enhetsnivå.

Varsler

Når nye søknader om endring, oppsigelse eller opptak registreres for din kommune, vil det være synlige varsler i den horisontale menylinjen på forvaltningsnivå. 

• Klikk på varselikonet i menylinjen
• Klikk på aktuelt varsel for å komme direkte til saksbehandling av søknader

Saksbehandle SFO-søknader

Kontorpulten > SFO-opptak

Dersom varsel ikke åpnes, kan du starte saksbehandlingen fra kontorpulten

Saksbehandle SFO-søknader

Tips! Før behandlingen starter er det en fordel å klikke på barnets navn for å se at barnets opplysninger stemmer overens med hvor det er søkt SFO-plass. Ved behov for å kontakte søker for å undersøke detaljer, ligger opplysninger tilgjengelig her. Hvis barnet ikke vises med klasse indikerer dette at det er søkt om en annen SFO enn den som tilhører skolen barnet er elev ved.

• Merk alle eller aktuelle søknader saksbehandling skal starte for
• Klikk Start saksbehandling

• Bekreft at det ønskes å starte saksbehandling ved å klikke Ja
• Ved å starte saksbehandlingen flyttes søknadene over til fanen Under behandling

Under behandling 

• Behandling av søknader gjøres enkeltvis
• Klikk Lag tilbud

• Gjør eventuelle endringer av foreløpig tilbud (kun aktiverte SFO-modeller på aktuell enhet kan velges)
• Klikk Lagre

• Lagrede tilbud vises med utfylte kolonner i oversikten
• Klikk søppelbøtte for å slette tilbud og opprette nytt 

• Etter tilbud er opprettet, kan tilbud sendes til søker
• Merk ønskede søknader for utsending av tilbud
• Velg Svarfrist for tilbud
• Klikk Send tilbud

• Merk at etter svarfristen er utgått, er det ikke mulig for søker å besvare tilbud. Vi anbefaler derfor å sette en generøs svarfrist og sende ut påminnelse før fristen utløper. Se neste steg for hvordan påminnelse sendes til søker
• Klikk Opprett tilbud

Ved å klikke Opprett tilbud  flyttes søknaden til fanen Tilbud og brevet "Tilbud om SFO plass sendt" samt en e-post om oppdatering i sak sendes til søker.

Tilbud

Tilbudet er nå sendt og det vises med gul status Tilbud sendt i oversikten. Send påminnelse om svar på tilbud til søker ved behov. Ved utsending av påminnelse sendes samme e-post som ble sendt til søker ved opprettelse av SFO-tilbud. 

• Merk ønskede søknader påminnelse skal sendes til
• Klikk Send påminnelse

Forvaltning/enhet svarer på tilbud 

Dersom svarfristen er utgått, kan Forvaltning eller enhet svare på tilbudet for søker

• Merk ønskede søknader som skal besvares
• Klikk Svar på tilbud
• Velg svaret foreldrene ønsker å gi ved å klikke Godta eller Avslå

Svar på tilbud

Når søker (ev. forvaltning/enhet) har svart, vil svaret vises i siste fane Svar på tilbud. Status er merket med rød eller grønn utheving basert på hvilket svar som er gitt. Lenke til veiledning for hvordan foresatte søker og besvarer mottatt tilbud finner du her. 

SFO-søknaden er ferdig behandlet.

Slett søknader

Søknader kan slettes av brukere med rollen SFO - Kommuneforvaltning på forvaltnings- og enhetsnivå samt av SFO - Leder på enhetsnivå. Det er mulig å slette søknader både før saksbehandling og under saksbehandling, under fanene Nye søknader, Under behandling og Tilbud.

• Merk søknader som skal slettes
• Klikk Slett valgte søknader

• Nye søknader, merk søknader som skal slettes
• Klikk Slett 

• Under behandling, merk søknader som skal slettes
• Klikk Slett

• Tilbud, merk søknader som skal slettes
• Klikk Slett

• Skriv inn Notat som en begrunnelse for sletting
• Bekreft at det ønskes å slette valgte søknader ved å klikke Slett

Søknad slettes og vises ikke i oversikten. Merk at det ikke er mulig å reversere denne handlingen.

Fakturamottaker

• Søker vil automatisk legges til som Fakturamottaker 1 dersom barnet ikke allerede har fakturamottaker registrert.
• Endring av fakturamottaker gjøres på SFO-barnekortet. Se veiledning her