Sjekkliste for elever uten klassetilhørighet

Enhetshåndtering av elever i Elevadministrasjonen

Det er viktig at alle skoleledere kontrollerer elevlistene slik at ev. feil i disse kan rettes opp i før skolestart. Dersom det skulle være avvik fra disse listene må forvaltning/skoleleder gjennomgå beskrivelsen nedenfor på gjeldene enhet. Start med elever/liste over elever i menyen og bruk søkefunksjonen over både aktive og inaktive elever ved å benytte funksjonen «filter».

1. Er elevene uten klassetilhørighet «utgåtte elever» (7./10. klassinger) som skal gjøres inaktive?

• Klikk her for veiledning. 

2. Mangler elevene klassetilhørighet, men har status "aktiv"?

• Klikk her for veiledning. 

3. Dersom elevene er synlige under elever i menyen uten klassetilhørighet må disse søkes opp under Elevadministrasjon > Elevliste/basisgruppe.

• Dersom elevene ikke er synlige under Elevliste/basisgruppe må følgende kontrolleres:
  • Deaktiver filter på fødselsår.
  • Aktiver filter på fødselsår tilknyttet eleven(e) det søkes etter. 
  • Aktiver filteret «vis inaktive» for å se om eleven er inaktiv i elevadministrasjonen. 
  • Sjekk om eleven(e) ligger synlig under fanene grunnlagsdata eller utkast basisgruppe i elevadministrasjonen. Dersom elevene ligger synlige under en av disse, må funksjonen «klassetildeling» benyttes.
  • Sjekk om eleven(e) ligger synlig under en av fanene i elevadministrasjonen på forvaltning skole. Dersom eleven(e) ligger under fane én eller to i elevadministrasjonen på forvaltning skole, må forvaltningen benytte funksjonen «skoletildeling». Dersom eleven ligger synlig under fane tre tilhørende feil skole, må funksjonen "Flytt til annen skole" benyttes. 

• Dersom listen over er kontrollert og elevene fortsatt ikke er synlig under elevliste/basisgruppe, må elevene importeres av forvaltning via funksjonen «elevimport».
  • Dersom det skulle oppstå feil ved elevimport fra forvaltningen, skylles dette at elevene allerede har annen skoletilhørighet. Gå derfor inn på en vilkårlig skole i kommunen for å utføre søk av eksisterende elever ved funksjonen «legg til elev» under grunnlagsdata i elevadministrasjonen. Ved funn må eleven overføres til riktig skole. 

• Dersom elevene ligger tilgjengelig i elevliste/basisgruppe uten klassetilhørighet, må elevene tildeles klasse ved funksjonen «bytt basisgruppe».
  • Dersom det oppstår en feilmelding om at eleven ikke er funnet ved denne skolen, må elevene legges til via grunnlagsdata ved funksjonen «legg til elev» under valget eksisterende elev.
    • Elevene dukker nå opp i grunnlagsdata og kan få tildelt en basisgruppe via funksjonen «klassetildeling». Etter at klassetildelingen er utført, vises elevene med nåværende klassetilhørighet uten at elevene er duplisert.
    • Dersom det dukker opp en melding om at elevene allerede er aktive ved en annen skole, må skolen kontaktes for å få gjennomført en overføring via funksjonen «flytt til annen skole».

4. Dersom elevene ikke finnes under Elever i menyen, verken som aktiv eller inaktiv, må det søkes etter eksisterende elever ved funksjonen «legg til elev» under grunnlagsdata i elevadministrasjonen.

• Dersom elevene dukker opp med en melding om at elevene allerede er aktive ved en annen skole, må skolen kontaktes for å få gjennomført en overføring via funksjonen «flytt til annen skole».
• Dersom melding som skoletilhørighet ikke dukker opp, kan eleven(e) legges til manuelt, eller importeres av forvaltning via funksjonen «elevimport».
  • Dersom det skulle oppstå feil ved elevimport fra forvaltningen, skylles dette at elevene allerede har annen skoletilhørighet. Gå derfor inn på en vilkårlig skole i kommunen for å utføre søk av eksisterende elever ved funksjonen «legg til elev» under grunnlagsdata i elevadministrasjonen. Ved funn må eleven overføres til riktig skole.