Ansattinformasjon, stillinger og livsfasetiltak

Ansatt med rollene Skole-Leder kan legge til og redigere informasjon om sine ansatte. Merk! Dersom informasjon hentes inn fra kommunens HR system, vil det kunne være begrensninger på hvilke felt som er redigerbare i Vigilo. 

Som ansatt med rollen Skole-Leder har du tilgang til å se ansattinformasjon, stillinger og livsfasetiltak. Dersom data om ansatte ikke hentes inn fra et annet system, kan du redigere på disse opplysningene direkte i Vigilo. Hentes derimot inn fra et annet system, må du gå inn i det systemet som dataene hentes fra, og gjøre endringene der.   

Ansattliste:

• Ansattliste viser
  • Etternavn og fornavn til den ansatte
  • Beskjeftigelsesprosent for pedagoger - hvor stor del av stillingen som er planlagt benyttet
  • Ansettelsesprosent
  • Ansettelsestype: Fast, Vikariat, Annet
  • Beskrivelse (Stillingsbeskrivelsen)
  • Status: (viser status på stillinger)
    • Starter: kommende stilling i akitvt skoleår,
    • Aktivt: Aktiv stilling i aktivt skoleår
    • Avsluttet: Avsluttet stilling i aktivt skoleår
• Klikk den ansattes navn for å komme til ansattkortet

Ansattkort 

Ansattinformasjon viser registrert informasjon for valgt enhet. Informasjon kan variere fra enhet til enhet, og dersom kilden er lokal er det mulig å redigere informasjonen ved å klikke blyanten. Informasjonen vil da kun bli endret på aktuell enhet. Informasjon vil også vises i kildedata og i ansattrapporten. 

• Felte viser:
  • E-post (ansatt e-post - privat e-post registreres i menyen kontakt- og brukerinformasjon)
  • Telefonnummer (ansatt telefonnummer - privat telefonnummer registreres i menyen kontakt og brukerinformasjon)
  • Ansattnummer (for gjeldende enhet)
  • Alias (for gjeldende enhet)
  • Fra dato: Startdato (Første dato ansatt er registrert på enheten)
  • Til dato: Sluttdato (Sluttdato for ansatt på registrert enhet) Merk: Sluttdato for ansatte ved enheten skal kun settes dersom den ansatte ikke har aktive stillingsforhold på den valgte enheten. 
  • Status:
    • Starter: Fra dato i ansattinformasjon er frem i tid
    • Aktiv: Fra dato i ansattinformasjon er passert
    • Avsluttet: Til dato i ansattinformasjon er passert
  • Primærenhet: Ja/Nei (dersom den ansatte er ansatt ved flere enheter)
• Klikk Blyant for å redigere ansattinformasjon

Merk: Ansattinformasjon kan kun redigeres dersom kilden er lokal (mangler Kildehenvisning som på skjermbilde under)

Stilling:

• Stilling viser alle kommende, aktive og avsluttede stillinger
  • Status: 
    • Starter: Fra og med-dato er ikke passert
    • Aktiv: Fra og med-dato er passert, men til og med-dato er ikke passert
    • Avsluttet: Til og med-dato er passert
  • Hovedstilling: Ja/Nei - Merk: det er kun mulig å ha én hovedstilling og det er denne som vises i heading på ansattkortet
  • Stillingsnummer: løpenummer for stillingen
  • Stillingbeskrivelse: Beskrivelsen av stillingen - hentet fra Forvaltning OAS
  • Visningstekst: Tekst som vises til foreldre
  • Stillingskode: Kode hentet fra Forvaltning OAS
  • Stillingsprosent
  • Stillingstype: Fast, Vikariat, Annen
  • Fra og med dato
  • Til og med dato
• Stillingen redigeres ved å klikke Blyant  
• Stillinger slettes ved å klikke Søppelbøtte 
  Merk: kun synlig dersom ansatte har mer enn en stilling registrert
• For å få oversikt over alle registrerte data klikk Arket

Merk: Stillinger kan kun redigeres dersom kilden er lokal (mangler kildehenvisning som på skjermbilde under)

For å legge til ny stillling: 

• Klikk +Ny stilling

• Fyll ut pop-up: 
  • Velg om stillingen skal være hovedstilling (Ja/Nei. Velges hovedstilling i tidligere registrerte hovedstillinger endre status til Nei)
  • Legg inn stillingsnummer - dette skal samsvare med stillingsnummer i HR for korrekt mapping
  • Velg stillingskode fra nedtrekk
  • Velg fra og med-dato
  • Velg til og med-dato (kan stå tom)
  • Skriv inn stillingsprosent
  • Velg ansettelsestype (Fast, Vikariat, Annet)
• Klikk Lagre

Alle stillinger vises i oversikt. En ansatt kan ha flere aktive stillinger som til sammen ikke bør overstige 100%.

Livsfasetiltak

Livsfasetiltak opprettes for ett skoleår av gangen og må vedlikeholdes årlig. Registrert livsfase vil automatisk legges til på beskjeftigelsen og være synlig på stillingsinnholdet.

For å registrere Livsfasetiltak:

• Klikk +Legg til Livsfasetiltak

• Fyll ut pop-pu vinduet: 
  • Velg skoleår 
  • Legg inn størrelse på livsfasetiltaket i prosent (6% året ansatt fyller 57 år, 12,5% året den ansatte fyller 60 år. Livsfase er relativ i forhold til stillingsstørrelse, men justeres ikke automatisk. Det betyr altså at dersom den ansatte jobber mindre enn 100 prosent må du manuelt beregne hvor stor prosentsatsen skal være, og legge inn rett tall.) 
  • Klikk Lagre

Merk: Livsfase blir videreført ved opprettelse av nytt skoleår, men endres ikke ved overgangen fra 6% til 12,5% når den ansatte fyller 60 år. Du må altså endre manuelt når den ansatte skal ha en annen prosentsats.